
Gids | Hybride werken
Hybride werken blijft een belangrijk onderwerp voor werkgevers en werknemers. Wil je weten welke regels gelden voor thuiswerken, reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding en arbovoorzieningen? In deze uitgebreide gids bespreken we de Wet 'Flexibel werken', arbeidsomstandigheden, fiscale voordelen en praktische tips om hybride werken optimaal in te richten.

Wat is de Wet 'Flexibel werken' (Wfw)?
De Wet 'Flexibel werken' (Wfw) geeft werknemers het recht om een verzoek in te dienen voor aanpassing van:
- Arbeidsduur: het aantal overeengekomen uren per werkweek of werkperiode.
- Arbeidsplaats: de plaats waar de werknemer zijn werkzaamheden uitvoert, zoals thuis.
- Werktijden: de overeengekomen werktijden gedurende de dag.
Voorwaarden voor een verzoek:
- De werknemer moet minimaal 26 weken in dienst zijn.
- Het verzoek moet ten minste twee maanden voor de ingangsdatum schriftelijk worden ingediend.
- De werkgever moet binnen één maand schriftelijk reageren.
Let op! Werkgevers met minder dan tien werknemers hoeven niet aan deze regels te voldoen.
Aanpassing arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijden
Werkgevers mogen verzoeken tot aanpassing van arbeidsduur en werktijd alleen weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen. Voor aanpassing van de arbeidsplaats ligt de drempel lager; er geldt een "right to ask" en een "duty to consider".
Sinds augustus 2022 is de Wfw uitgebreid voor:
- Ouders met kinderen tot acht jaar.
- Werknemers die mantelzorg verlenen aan ernstig zieken of hulpbehoevenden.
- AOW-gerechtigde werknemers in bovenstaande situaties.
Arbeidsomstandigheden en thuiswerken
Volgens de Arbowet en het Arbobesluit geldt een verlicht arboregime voor thuiswerken. Je bent verplicht een veilige en ergonomische werkplek te faciliteren, maar zaken zoals toiletten en nooduitgangen vallen buiten de verplichtingen.
Minimale vereisten thuiswerkplek:
- Een ergonomisch bureau en stoel; en
- Voldoende kunstmatige verlichting.
Werkgevers kunnen voorzieningen zoals een laptophouder, muis of toetsenbord onbelast vergoeden of ter beschikking stellen. Deze kosten vallen onder gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR).
Tip! Neem thuiswerken op in jouw risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en stel een thuiswerkovereenkomst op.
Thuiswerkvergoeding in 2025
Werknemers die thuiswerken maken extra kosten, zoals voor verwarming, elektriciteit, koffie en thee. In 2025 kun je een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag geven.
- Werkt de werknemer deels thuis en deels op kantoor? Combineer dan de thuiswerkvergoeding met een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer.
- Leg vaste vergoedingen schriftelijk vast op basis van de verwachte thuiswerkdagen.
Voorbeelden hybride werken:
Een werknemer werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. Bij een woon-werkafstand van 25 km ziet de vergoeding er als volgt uit:
- Reiskostenvergoeding: € 123,05 per maand; en
- Thuiswerkvergoeding: € 17,12 per maand.
Rapportageplicht voor werkgevers in 2025
Heeft jouw organisatie 100 of meer werknemers? Dan ben je verplicht om vóór 30 juni 2025 te rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer in 2024.
De rapportageverplichting, onderdeel van de Omgevingswet, vereist onder andere:
- Aantal afgelegde kilometers voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer.
- Type vervoermiddel en brandstoftype.
Fiscale voordelen bij inrichting van een thuiswerkplek
Je kunt veel kosten voor de inrichting van een thuiswerkplek onbelast vergoeden via de werkkostenregeling (WKR). Dit geldt voor:
- Arbovoorzieningen: zoals ergonomische stoelen of voetenbankjes.
- ICT-middelen: zoals laptops, telefoons en tablets, mits ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Belangrijk! Dure uitvoeringen kunnen gedeeltelijk worden verrekend via een cafetariaregeling. Dit betekent dat de werknemer het verschil betaalt via brutoloon.
Registratie van de arbeidstijden
Volgens de Arbeidstijdenwet en de Wet minimumloon ben je verplicht om de werktijden van jouw werknemers te registreren, ook bij thuiswerken. Dit omvat:
- Start- en eindtijden.
- Pauzes.
Je kunt hiervoor software inzetten waarmee werknemers hun werktijden zelf registreren. Let wel op privacyregels bij automatische tracking.
Conclusie
Hybride werken biedt veel voordelen, maar brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. Als werkgever moet je rekening houden met wettelijke verplichtingen, fiscale mogelijkheden en arbovoorzieningen. Door duidelijke afspraken te maken, thuiswerkvergoedingen te bieden en een ergonomische werkplek te faciliteren, kun je een prettige en productieve hybride werkomgeving creëren.
Veelgestelde vragen over hybride werken
- Wat is de maximale thuiswerkvergoeding in 2025?
De maximale thuiswerkvergoeding bedraagt € 2,40 per dag. - Kan ik reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding combineren?
Ja, mits dit administratief wordt vastgelegd. - Moet ik een thuiswerkovereenkomst opstellen?
Dit is niet verplicht, maar wel aan te raden.
Heb je hulp nodig bij het implementeren van hybride werken? Neem contact op met één van onze adviseurs. We helpen je graag!
Neem contact op met onze expert.
Neem contact op