
Gids | Werkkostenregeling
De Werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers in Nederland mogelijkheden om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen belastingvrij aan hun werknemers te geven. Maar hoe werkt het precies? Welke regels zijn van toepassing in 2024 en wat verandert er in 2025? In deze gids ontdek je alles wat je moet weten om de WKR optimaal toe te passen.

Wat is de WKR?
De WKR bepaalt dat alles wat je aan je werknemers verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, in principe als loon wordt beschouwd. Hierop bestaan uitzonderingen, zoals:
- Vrijgestelde aanspraken: bijvoorbeeld pensioen en uitkeringen bij overlijden.
- Intermediale kosten: denk aan kosten die werknemers voorschieten, zoals benzine voor een bedrijfsauto.
- Bijdragen aan werknemers: verstrekkingen waarvoor werknemers een eigen bijdrage betalen, zoals een oude computer of gereedschap.
Let op! Zorg dat je administratie op orde is. Houd bijvoorbeeld offertes of advertenties bij om aan te tonen wat de normale verkoopwaarde van verstrekte producten is.
Vrije ruimte | Hoeveel mag je belastingvrij vergoeden?
In 2024 mag je 1,92% van de eerste € 400.000 aan fiscale loonsom belastingvrij besteden. Over het meerdere geldt een percentage van 1,18%. In 2025 wordt de vrije ruimte iets groter: het percentage over de eerste € 400.000 stijgt naar 2%.
Let op! Als je meer uitgeeft dan de vrije ruimte toestaat, betaal je een eindheffing van 80%. Dit bedrag is volledig voor rekening van de werkgever.
Gerichte vrijstelling | Wat valt er buiten de vrije ruimte?
Niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte. Voor bepaalde kostenposten bestaan gerichte vrijstellingen, zoals:
- Reiskostenvergoeding: maximaal € 0,23 per kilometer in 2024 en 2025.
- Kosten voor noodzakelijke werkmiddelen: denk aan gereedschap, een laptop of mobiele telefoon.
- Thuiswerkvergoeding: € 2,35 per dag in 2024, stijgend naar € 2,40 per dag in 2025.
Belangrijk! Werkmiddelen moeten noodzakelijk zijn voor het werk. Een bijdrage van de werknemer uit brutoloon kan dit voordeel in gevaar brengen.
Gebruikelijkheidstoets | Wat is redelijk?
De WKR hanteert een gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat normaal is in vergelijkbare situaties. Dit geldt voor de vrije ruimte.
Tip! Vergoedingen tot € 2.400 per werknemer per jaar worden standaard als gebruikelijk beschouwd. Bij hogere bedragen moet je goed onderbouwen waarom dit gebruikelijk is.
Specifieke situaties
- Nihilwaardering werkplekvoorziening
Let op! Voor thuiswerkplekken gelden strengere regels. Alleen arbovoorzieningen zoals een goede stoel vallen onder de nihilwaardering. Andere thuiswerkkosten kun je declareren via de gerichte vrijstellingen of thuiswerkvergoeding.
- Concernregeling
- Vaste kostenvergoeding
Een vaste kostenvergoeding kan, maar je moet een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige kosten. Voor gerichte vrijstellingen is een onderbouwend onderzoek naar de werkelijke kosten verplicht.
Jaarlijkse afrekening
Voor 2024 moet je de eindheffing over overschrijdingen uiterlijk bij de aangifte van het tweede tijdvak in maart 2025 afdragen. Zorg dat je administratie duidelijk inzicht biedt in de totale vergoedingen en verstrekkingen.
Belangrijke tips | 2025
- Hogere vrije ruimte: pas je vergoedingen en verstrekkingen aan om optimaal te profiteren van de verhoogde vrije ruimte.
- Thuiswerkvergoeding: zorg voor een correcte administratie van thuiswerk- en reiskostenvergoeding.
- Gebruikelijkheidstoets: houd vergoedingen onder de € 2.400 per werknemer om discussie met de Belastingdienst te voorkomen.
De WKR blijft een complexe regeling, maar met een goede administratie en strategische keuzes kun je optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden. Heb je vragen of hulp nodig? Neem contact op met één van onze adviseurs.
Neem contact op met onze expert.
Neem contact op