Header OverviewPage
Kennisbank - HR Consultancy

Thuiswerken of op kantoor, wat mag je belastingvrij vergoeden in 2025?

Veel werknemers werken tegenwoordig gedeeltelijk thuis. Wat mag je in 2025 belastingvrij vergoeden? Waar moet de werkplek thuis aan voldoen en wat mag of moet je daar als werkgever in faciliteren?

Case

Thuiswerkvergoeding

Fiscaal bestaat er een belastingvrije thuiswerkvergoeding van momenteel € 2,35 per dag (2024). Vanaf 2025 wordt dit hoogstwaarschijnlijk € 2,40 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die een werknemer maakt als hij thuiswerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van verwarming, elektra en koffie.

Reiskostenvergoeding

Voor reiskosten van en naar het werk kun je in 2024 ook een onbelaste vergoeding verstrekken en wel van maximaal € 0,23 per km. De hoogte van deze kilometervergoeding wordt voor 2025 niet aangepast. Een vergoeding voor thuiswerken kan samengaan met een vergoeding voor reiskosten in het kader van woon-werkverkeer.

Let op! Je mag op één dag echter maar één vergoeding onbelast verstrekken, dus óf voor het thuiswerken óf voor reiskosten van het woon-werkverkeer.

Vaste vergoeding?

Een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk is voor jou als werkgever administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende vijf dagen per week reist tussen woon- en werkplaats. Je kunt jouw vergoedingen daarbij voor fulltimers baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar, dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken.

Let op! Je moet de vergoedingen voor parttimers naar evenredigheid aanpassen. Ook als niet de hele week thuis wordt gewerkt of naar het werk wordt gereisd.

Natuurlijk kun je de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken ook combineren.

Voorbeeld (2025)

Een werknemer woont 20 km van het werk, werkt vier dagen per week op kantoor en één dag per week thuis. Je mag per jaar vergoeden 20 x 2 x 214 x 4/5 x € 0,23 + € 1.575,04 voor reiskosten en 214 x € 2,40 x 1/5 = € 102,72. In totaal dus € 1.677,76 per jaar, ofwel € 139,81 per maand.

Overige vergoedingen thuiswerken

Je kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan Arbonormen, een computer of noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen: 

  • Arbovoorzieningen op grond van de wet;
  • gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte Arbo voorzieningen maakt het niet uit of je deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of jouw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van jouw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor Arbo voorzieningen van toepassing.

  • de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
  • de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
  • de Arbo voorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
  • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit.

Let op! Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de Arbo voorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in de eventueel beschikbare vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht.

Tip! Zijn zaken niet belastingvrij te vergoeden of te verstrekken, dan kun je ze onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Ze zijn dan ook belastingvrij voor de werknemer, maar aan vergoedingen en verstrekkingen heb je dan jouw vrije ruimte, betaal je 80% belasting over het meerdere.

A94f13c3bf12fefcccb30848df4232c2
Een vraag voor Anouk Woudenberg?

Neem contact op met onze expert.

Neem contact op