Heb je buitenlandse btw betaald? Vraag die uiterlijk 30 september 2026 terug
Heb je in 2025 met jouw bedrijf zakelijke kosten gemaakt in een ander EU-land en daarbij buitenlandse btw betaald? Dan is het belangrijk om op tijd actie te ondernemen. Voor de btw die je in een ander EU-land hebt betaald, kun je namelijk een teruggaafverzoek indienen. Doe je dit niet vóór 30 september 2026, dan wordt je verzoek in principe niet meer behandeld.
Voorkom dus dat je onnodig btw laat liggen.
Wanneer kun je buitenlandse btw terugvragen?
Ondernemers die in een ander EU-land btw hebben betaald op zakelijke kosten, kunnen deze btw vaak terugvragen via de speciale Europese teruggaafprocedure.
Denk bijvoorbeeld aan btw op:
- Hotelovernachtingen
- Brandstof
- Beurs- en congreskosten
- Huur van voertuigen
- Zakelijke inkopen in andere EU-landen
Of je daadwerkelijk recht hebt op teruggaaf, hangt af van de regels die gelden in het betreffende land.
Uiterste indieningsdatum: 30 september 2026
Voor btw die in 2025 is betaald, moet het teruggaafverzoek uiterlijk 30 september 2026 zijn ingediend.
Deze termijn is hard. Dien je het verzoek te laat in, dan neemt de buitenlandse belastingdienst het verzoek niet meer in behandeling.
Hoe vraag je buitenlandse btw terug?
De teruggaaf verloopt via de Nederlandse Belastingdienst, die jouw verzoek doorstuurt naar het betreffende EU-land.
Stap 1: Vraag inloggegevens aan
Voordat je een verzoek kunt indienen, heb je speciale inloggegevens nodig.
Vraag deze ruim op tijd aan. Het kan namelijk tot vier weken duren voordat je de gegevens ontvangt.
Stap 2: Log in op het teruggaafportaal
Met de inloggegevens kun je inloggen op het speciale portaal voor buitenlandse btw-teruggaaf.
Stap 3: Dien het verzoek digitaal in
Na het inloggen vul je online het teruggaafverzoek in en verstuur je dit digitaal.
Stap 4: Doorsturing naar het betreffende EU-land
De Nederlandse Belastingdienst controleert het verzoek en stuurt het vervolgens door naar de belastingdienst van het betreffende EU-land.
Deze buitenlandse belastingdienst beoordeelt uiteindelijk of je recht hebt op teruggaaf.
Wanneer gebruik je deze procedure niet?
Niet iedere ondernemer kan gebruikmaken van deze regeling.
Moet je in het betreffende EU-land zelf btw-aangifte doen omdat je daar btw-plichtig bent?
Dan vraag je de betaalde btw terug via de lokale btw-aangifte in dat land. In dat geval maak je geen gebruik van de Europese teruggaafprocedure.
Let op de voorwaarden per EU-land
Elk EU-land hanteert eigen voorwaarden voor een teruggaafverzoek.
Deze verschillen kunnen betrekking hebben op:
- De taal waarin het verzoek moet worden ingediend.
- De minimale aanvraagbedragen.
- Het wel of niet meesturen van facturen.
- Specifieke eisen voor bepaalde kostenposten.
Controleer daarom altijd vooraf welke voorwaarden gelden in het land waar je de btw hebt betaald.
Controle door de buitenlandse belastingdienst
Een teruggaafverzoek wordt niet automatisch goedgekeurd.
De buitenlandse belastingdienst beoordeelt onder andere:
- Of de kosten zakelijk zijn.
- Of volgens de lokale wetgeving recht bestaat op aftrek.
- Of de btw op de factuur terecht in rekening is gebracht.
Voorbeeld
Stel dat een leverancier ten onrechte btw heeft berekend terwijl de verleggingsregeling van toepassing was. In dat geval bestaat mogelijk geen recht op teruggaaf van die btw. De buitenlandse belastingdienst kan het verzoek dan afwijzen. Controleer daarom altijd of facturen correct zijn opgesteld.
Teruggaafprocedure verandert binnenkort
De Belastingdienst werkt momenteel aan een nieuw IT-systeem voor de btw. Daardoor zal ook de procedure voor het terugvragen van buitenlandse btw veranderen. In de toekomst verloopt het teruggaafverzoek via:
Mijn Belastingdienst Zakelijk
Voor deze nieuwe werkwijze heb je straks nodig:
- DigiD (voor natuurlijke personen), of
- eHerkenning (voor ondernemingen)
De exacte ingangsdatum is nog niet bekend. De Belastingdienst maakt deze bekend zodra de overgang naar het nieuwe systeem is afgerond.
Wat kun je nu het beste doen?
Wil je geen belastingvoordeel mislopen? Controleer dan tijdig:
- In welke EU-landen je in 2025 btw hebt betaald.
- Of je alle facturen compleet hebt.
- Of je beschikt over de juiste inloggegevens.
- Of je de aanvraag vóór 30 september 2026 kunt indienen.
Door dit op tijd te regelen voorkom je dat je recht op teruggaaf verloren gaat.
Een vraag voor Alana Heinen?
Neem contact op met onze expert.
Neem contact op
Gerelateerde artikelen