Het belang van een goede gesprekscyclus

Werkgevers dienen niet alleen te luisteren naar hun werknemers, maar ook écht te begrijpen wat er gezegd wordt, zelfs tussen de regels door. Wat bespreek je precies en waar sla je het op? Hoe zorg je dat het geborgd wordt? Het vastleggen en opvolgen van deze gesprekken is van belang om de werknemersbetrokkenheid te vergroten en de organisatorische doelen te bereiken. Op deze manier kun je makkelijker opvolging geven aan zaken die eerder besproken zijn - of het nu de persoonlijke ontwikkeling van een medewerker, of de moeilijkheden waar zij of hij tegenaan loopt betreft. Het is belangrijk dat je hier, als manager of leidinggevende, tussentijds op terug komt. Op die manier blijf je verbonden met je werknemers én vergroot je de betrokkenheid.

De praktijk

We zien, in de praktijk, dat veel informatie over functioneringsgesprekken wordt vastgelegd, máár dat hier vervolgens geen opvolging aan wordt gegeven. Het gevolg is dat een werknemer zich minder betrokken kan voelen bij de organisatie. Dit kan een negatieve impact op zijn of haar gevoel hebben.

De drukte op de werkvloer is veelal de oorzaak van dit probleem; gesprekken worden op de lange baan geschoven. Het implementeren van een gestructureerde gesprekscyclus (binnen het HR-beleid) zorgt ervoor dat deze gesprekken niet worden verwaarloosd. Het biedt een basis waarop verdere ontwikkeling kan worden gebouwd en stelt het management in staat om effectieve ontwikkelgesprekken te voeren.

De cyclus

Als je doorlopend met elkaar in gesprek blijft, ben je niet meer gebonden aan één of twee momenten per jaar. Dit maakt het eenvoudiger om groei en ontwikkeling te monitoren. Een cyclus waar meerdere momenten per jaar in zitten zorgt voor de meeste betrokkenheid, maar soms is die stap simpelweg nog te groot. Ontwikkel een gespreksformat dat door zowel de werkgever als werknemer ingevuld dient te worden. Dit vormt een fijne basis om het gesprek te starten. Beide partijen hebben de tijd genomen om het gesprek voor te bereiden en te delen met elkaar. Op deze manier gaan jullie met dezelfde kennis en informatie het gesprek in. In deze gesprekken blik je samen terug op het afgelopen jaar, passeren de kernwaarden van de organisatie de revue en kijk je samen vooruit.

Door de gesprekscyclus te digitaliseren kunnen organisaties afscheid nemen van verouderde documentatiepraktijken. Dit stelt werknemers in staat om proactief aan hun eigen ontwikkeling te werken, terwijl het management ondersteund wordt bij het monitoren van de voortgang. Kortom, een goed geïmplementeerde gesprekscyclus vormt de ruggengraat van effectieve communicatie, groei en betrokkenheid binnen elke organisatie. Het biedt een gestructureerd kader waarbinnen werknemers kunnen groeien en organisaties kunnen bloeien.