Jaarrekening zorginstelling: dit werkt anders dan bij een mkb’er

Een jaarrekening voor een zorginstelling opstellen werkt anders dan bij een gewone mkb'er. Je volgt niet alleen Titel 9 Boek 2 BW, maar ook de sectorrichtlijn RJ 655 (of RJk C3 voor kleine zorgaanbieders), de Regeling openbare jaarverantwoording WMG en vaak de Wet normering topinkomens. Daarnaast is de jaarrekening een onderdeel van een openbare jaarverantwoording, die je uiterlijk 31 mei via DigiMV aanlevert. Wie de vertrouwde mkb-routine aanhoudt, loopt meestal vast op drie punten: de personeelsposten, de WNT-toets en de planning met de accountant.

Waarom past de mkb-aanpak niet bij de jaarrekening van een zorginstelling?

Bij een mkb-bedrijf lezen vooral de bank, de Belastingdienst en de aandeelhouders mee. De jaarrekening is daar vaak een fiscaal gedreven document, met een compacte versie voor de KvK. Bij een zorginstelling ligt dat anders, want zij wordt grotendeels betaald met publiek geld. De jaarrekening is daarom in de eerste plaats een verantwoording aan de samenleving.

Die verantwoording is de afgelopen jaren flink breder geworden. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) vermeldt dat vanaf boekjaar 2024 alle zorgaanbieders aanleverplichtig zijn, naar schatting 45.000. Het gaat dus niet meer alleen om grote ziekenhuizen of vvt-organisaties. Ook een middelgrote thuiszorgorganisatie, een aanbieder van begeleid wonen of een gezondheidscentrum valt eronder.

De cijfers zijn bovendien openbaar. Jaarverantwoordingzorg.nl, het landelijke informatieplatform voor de openbare jaarverantwoording, vermeldt dat iedereen de jaarverantwoording kan inzien nadat je die hebt aangeleverd. Daarbij hoort ook informatie over topinkomens. Toezichthouders, zorgverzekeraars, gemeenten, journalisten en je eigen medewerkers lezen dus mee. En die blik wordt scherper: de NZa (2026) meldde dat de zorgaanbieders die over 2024 aanleverden samen bijna 123 miljard euro omzet en 7,3 miljard euro winst rapporteerden, waarvan 311 miljoen euro als winst werd uitgekeerd.

Welke regels gelden er voor de jaarrekening van een zorginstelling?

De basis is dezelfde als bij elke rechtspersoon: Titel 9 Boek 2 BW. Daarbovenop komt een laag sectorregels. Onder de oude Regeling verslaggeving WTZi moest de jaarverslaggeving al worden ingericht volgens de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, in het bijzonder hoofdstuk 655. Met ingang van verslagjaar 2022 is die regeling vervangen door de Regeling openbare jaarverantwoording WMG, die onderscheid maakt tussen grote, middelgrote en kleine zorgaanbieders.

In de praktijk zijn er vier onderdelen waarop een zorginstelling echt anders werkt dan een mkb'er:

• Sectorrichtlijn. De Raad voor de Jaarverslaggeving (2022) vermeldt dat RJ 655 blijft gelden voor middelgrote en grote zorgaanbieders. Voor kleine zorgaanbieders is er een apart hoofdstuk, RJk C3. Welke categorie voor jou geldt, bepaalt hoeveel je moet toelichten.
• Vaste deadline en een vast boekjaar. De jaarverantwoording moet jaarlijks uiterlijk 31 mei binnen zijn. Het boekjaar loopt altijd van 1 januari tot en met 31 december, en een verlengd boekjaar is niet toegestaan. Voor een startende instelling is dat een groot verschil met het mkb.
• Topinkomens. Valt je instelling onder de WNT, dan toets je de beloning van je topfunctionarissen aan een wettelijk maximum en controleert de accountant dat. Jaarverantwoordingzorg.nl vermeldt dat het algemene maximum voor 2026 is vastgesteld op €262.000. Voor zorgorganisaties gelden daaronder aparte bezoldigingsklassen met lagere maxima.
• Meer dan alleen cijfers. Volgens Jaarverantwoordingzorg.nl bestaat een jaarverantwoording uit een financiële verantwoording, vragen over de bedrijfsvoering, eventueel een verslag van de interne toezichthouder en een ondertekende bestuursverklaring. Na de ondertekening kun je niets meer wijzigen.

Daar komt nog iets bij dat in geen enkele regeling apart staat: personeelskosten zijn in de zorg doorgaans veruit de grootste kostenpost. Verlofsaldi, toeslagen, jubilea en de inzet van personeel niet in loondienst bepalen daardoor voor een groot deel of de jaarrekening klopt.

Waarom gaat een jaarrekening zorginstelling opstellen met de mkb-routine vaak mis?

Neem de standaardaanpak in het mkb: de administratie wordt in het voorjaar afgesloten, de accountant plant het werk ergens in de zomer en voor de aangifte vennootschapsbelasting wordt uitstel aangevraagd. In de zorg loopt die volgorde om vier redenen vast.

De eerste is de planning. In het mkb is een jaarrekening in september niet ongewoon. In de zorg ben je dan maanden te laat. Uitstel is mogelijk, maar Jaarverantwoordingzorg.nl (2024) vermeldt dat je dat vóór 1 april moet aanvragen, en het alleen krijgt bij bijzondere omstandigheden. Wie pas in april merkt dat de cijfers niet rond komen, heeft die optie al verspeeld.

De tweede reden is de inrichting van de administratie. Een mkb-administratie is gebouwd voor de btw-aangifte en de winstberekening. Een zorginstelling moet daarnaast kunnen laten zien waar de opbrengsten vandaan komen (Zvw, Wlz, Wmo of Jeugdwet) en wat er per stroom gebeurt. Moet je die splitsing achteraf maken, dan kost dat meestal weken aan uitzoekwerk.

De derde reden is dat de salarisadministratie los van de financiële administratie loopt. In het mkb is dat zelden een probleem. In de zorg wel, omdat de verplichtingen tegenover medewerkers groot en ingewikkeld zijn: niet-opgenomen verlofuren, levensfasebudgetten, toeslagen voor onregelmatige diensten en de WNT-gegevens van het bestuur. Als niemand die saldi per 31 december aansluit, gaat de accountant er pas in maart achteraan.

De vierde reden is dat het bestuursverslag en de vragen over de bedrijfsvoering als sluitstuk worden behandeld. De bestuurder tekent dan onder tijdsdruk een document waaraan daarna niets meer te veranderen is.

Hoe pak je de jaarrekening van een zorginstelling dan wel goed aan?

Begin bij de verantwoording, niet bij de belastingaangifte. Die omkering lost elk van de vier knelpunten op.

De planning wordt dan teruggerekend vanaf 31 mei in plaats van vooruit vanaf de jaarafsluiting. Bepaal in januari je categorie (klein, middelgroot of groot) en daarmee welke onderdelen je moet aanleveren en of er een accountantsverklaring nodig is. De administratie richt je zo in dat elke boeking al gedurende het jaar aan een financieringsstroom gekoppeld is. Dat is eenmalig werk dat zich elk jaar terugbetaalt.

De personeelsposten krijgen een vaste eigenaar. Verlofsaldi, reserveringen en WNT-gegevens worden per kwartaal aangesloten tussen salarissysteem en grootboek, niet pas eenmalig bij de jaarafsluiting. Wie de salarisadministratie uitbesteedt, maakt die aansluiting het beste een vast onderdeel van de afspraken.

Hier ligt ook een punt dat veel bestuurders missen. De personeelsposten in de jaarrekening zijn niet alleen boekhouding. Ze vertellen ook iets over je personeelsbeleid. Een verlofverplichting die jaar op jaar groeit, betekent meestal dat medewerkers hun vrije dagen niet opnemen. Dat wijst vaak op werkdruk, en werkdruk kan bijdragen aan uitstroom. Hetzelfde geldt voor stijgende kosten van personeel niet in loondienst: die laten zien hoeveel je betaalt voor gaten in het rooster. Omdat de jaarverantwoording openbaar is, kunnen sollicitanten en vakbonden die cijfers ook zelf lezen.

Gebruik de jaarrekening daarom als meetinstrument naast je beleid om medewerkers aan boord te houden. Leg de verlofsaldi, de inhuurkosten en het verzuim van drie jaar naast elkaar. Je ziet dan sneller of een maatregel werkt dan in een medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Het bestuursverslag schrijf je ten slotte parallel aan de cijfers, niet erna. Zo heeft de raad van toezicht tijd om mee te lezen voordat de bestuursverklaring wordt getekend.

Welke planning werkt richting de deadline van 31 mei?

De deadline is landelijk. Voor zorgaanbieders in Eindhoven, Helmond of Veldhoven geldt dus dezelfde datum als overal in Nederland, net als dezelfde regels voor uitstel. Wat wel verschilt per organisatie, is hoeveel tijd de interne afsluiting kost. Een planning die in de praktijk bij veel instellingen werkt, ziet er ongeveer zo uit:

1. Januari: de categorie vaststellen, de accountant inplannen en controleren of je eHerkenning op het juiste niveau voor DigiMV nog geldig is.
2. Januari tot half februari: de administratie afsluiten, inclusief de aansluiting van verlofsaldi en reserveringen met de salarisadministratie.
3. Februari en maart: de accountantscontrole of samenstelling en de WNT-toets. Uiterlijk eind maart bepalen of uitstel nodig is.
4. April: het bestuursverslag afronden en de stukken bespreken met de raad van toezicht.
5. Mei: de vragenlijsten in DigiMV invullen, de bestuursverklaring tekenen en ruim voor 31 mei aanleveren.

In de praktijk ontstaat de meeste vertraging vaak in stap 2. Het gaat dan niet om de financiële boeking zelf, maar om personeelsgegevens die uit meerdere systemen moeten komen. Wie ook als mkb-ondernemer weleens een jaarrekening heeft laten maken, herkent de voorbereiding die vooraf nodig is. In de zorg komt daar nog de openbare verantwoording bij.

Zelf aan de slag:

• Zoek de verlofsaldi per 31 december van de afgelopen drie jaar op en vergelijk de trend.
• Vraag je salarisverwerker of de WNT-gegevens van het bestuur per jaareinde los beschikbaar zijn.
• Zet 31 maart in de agenda als vast beslismoment over uitstel.
• Controleer of je accountant ervaring heeft met RJ 655 of RJk C3. Bij het kiezen van een zorgaccountant is dat een goede eerste vraag.

Veelgestelde vragen

Heeft elke zorginstelling een accountantsverklaring nodig?

Accountantsverklaring: dat hangt af van de categorie waarin je instelling valt. Grote en middelgrote zorgaanbieders hebben meestal te maken met zwaardere eisen dan kleine of micro-aanbieders. Controleer jaarlijks op Jaarverantwoordingzorg.nl wat er voor jouw categorie geldt, omdat de grenzen en eisen kunnen veranderen.

Mag een zorginstelling het boekjaar verlengen, bijvoorbeeld in het eerste jaar?

Verlengd boekjaar: nee, voor de jaarverantwoording loopt het boekjaar altijd gelijk aan het kalenderjaar en is een verlengd boekjaar niet toegestaan. Start je halverwege het jaar met zorg verlenen, dan lever je toch over dat jaar een verantwoording aan. Dit is een veelvoorkomend misverstand bij ondernemers die uit het mkb komen.

Wat gebeurt er als je de deadline van 31 mei mist?

Te laat aanleveren: de toezichthouder kan dan handhaven, en je organisatie staat zichtbaar als niet-aangeleverd geregistreerd. Zorgverzekeraars en gemeenten kunnen dat meewegen bij de inkoop. Heb je vóór 1 april uitstel aangevraagd en gekregen, dan geldt de nieuwe datum.

Geldt de WNT voor elke zorginstelling?

WNT-toepasselijkheid: niet automatisch, want dat hangt onder meer af van de manier waarop en de mate waarin je instelling met publiek geld wordt gefinancierd. Valt je instelling er wel onder, dan bepaalt een bezoldigingsklasse welk maximum voor jouw bestuurders geldt. Laat de toepasselijkheid elk jaar opnieuw toetsen, zeker na groei of na een fusie.

Wie leest de jaarverantwoording van een zorginstelling eigenlijk?

Openbaarheid: iedereen, van toezichthouders en financiers tot (toekomstige) medewerkers. Daarom is de toelichting bij personeelskosten, inhuur en topinkomens net zo belangrijk als de cijfers zelf. Een heldere uitleg voorkomt dat anderen hun eigen conclusies trekken.

Waar begin je met de jaarrekening over 2026?

Bepaal nu je categorie, zet 31 maart vast als beslismoment over uitstel en zorg dat de salarisadministratie en het grootboek per kwartaal op elkaar aansluiten. Dan wordt een jaarrekening zorginstelling opstellen geen race in mei, maar een document waarin je ook kunt zien hoe het met je personeel gaat.

Wesselman combineert audit, accountancy, payroll en HR-advies onder één dak. Door deze diensten goed op elkaar af te stemmen, kunnen de personeelsgegevens en de jaarrekening op elkaar aansluiten. Wil je weten wat dit voor jouw zorginstelling betekent? Plan een vrijblijvend gesprek met een specialist en neem je planning richting 31 mei samen door.

Veelgestelde vragen over de jaarrekening van een zorginstelling

Wanneer moet een zorginstelling de jaarrekening over 2026 deponeren?

Voor de meeste zorgaanbieders geldt dat de jaarverantwoording uiterlijk op 31 mei 2027 via DigiMV moet zijn aangeleverd. Controleer tijdig of voor jouw organisatie een afwijkende termijn, uitstelmogelijkheid of aanvullende verantwoordingsplicht geldt.

Moet iedere zorginstelling een accountantscontrole laten uitvoeren?

Nee. De controleplicht hangt onder meer af van de rechtsvorm, de omvang van de organisatie en de toepasselijke verslaggevingsregels. Ook subsidievoorwaarden, afspraken met financiers of statutaire bepalingen kunnen aanleiding zijn voor een controle of beoordelingsopdracht.

Welke personeelsgegevens heb je nodig voor de jaarrekening?

Denk aan lonen, sociale lasten, pensioenpremies, overige personeelskosten, kosten van ingehuurd personeel, gemiddelde bezetting en eventuele vergoedingen aan bestuurders en toezichthouders. De gegevens in de salarisadministratie moeten aansluiten op de grootboekrekeningen en de toelichting in de jaarrekening.

Wat is het verschil tussen de jaarrekening en de jaarverantwoording?

De jaarrekening bevat de financiële cijfers en toelichtingen. De jaarverantwoording is breder: daarin kunnen ook gegevens over governance, bedrijfsvoering, kwaliteit en andere verantwoordingsonderdelen worden opgenomen. Welke onderdelen verplicht zijn, verschilt per type zorgaanbieder.

Wat gebeurt er als je te laat deponeert?

Te late indiening kan leiden tot toezichtmaatregelen, herstelverzoeken en reputatieschade. Bovendien kunnen financiers, gemeenten, zorgverzekeraars en andere stakeholders vragen stellen als de verantwoording niet op tijd beschikbaar is. Begin daarom ruim voor het einde van het boekjaar met de voorbereiding.

Tot slot

Een goede jaarrekening is meer dan een wettelijke verplichting. Het is een moment om grip te krijgen op de financiële gezondheid, personele inzet en bestuurlijke keuzes van je zorginstelling. Door de administratie, payroll en verslaggeving gedurende het jaar goed op elkaar af te stemmen, voorkom je verrassingen bij de afsluiting en kun je met vertrouwen verantwoording afleggen.