5 fouten bij onregelmatigheidstoeslag en overwerk in de zorg

Snelle samenvatting

Wesselman ziet bij zorgwerkgevers dat fouten met de onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg zelden uit één rekenfout komen. Ze ontstaan waar rooster, cao en salarispakket niet goed op elkaar aansluiten. Vijf fouten komen het vaakst terug: een verkeerde indeling van ORT-tijdvakken, overwerk dat dubbel of helemaal niet wordt beloond, ORT die tijdens vakantie wegvalt, vakantietoeslag zonder ORT en overwerk in de grondslag, en verouderde cao-instellingen na een loonronde. Bouw je per verloning drie controles in (rooster tegen uren, cao-tabel tegen systeem, vakantieloon tegen gebruikelijk loon), dan vang je de meeste fouten op voordat de loonstrook de deur uitgaat.

Belangrijkste punten

• ORT is geen wettelijke plicht maar een cao-afspraak. Elke zorg-cao heeft eigen tijdvakken en percentages, dus richt je het salarispakket per cao in.
• Een structurele ORT moet ook tijdens vakantie worden doorbetaald. Dat volgt uit rechtspraak van het Europese Hof van Justitie sinds 2011 en geldt volgens lagere rechtspraak ook voor bovenwettelijke dagen.
• De vakantietoeslag van minimaal 8% (WML) gaat ook over ORT, ploegentoeslag en sinds 1 januari 2018 over overwerk.
• De Arbeidstijdenwet heeft geen aparte overwerkregels: de maxima van 12 uur per dienst en 60 uur per week gelden gewoon.

Waarom gaat onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg zo vaak mis?

Een verzorgende draait in maart vier nachtdiensten, twee zondagen en Tweede Paasdag. Bij onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg klopt op haar loonstrook de nachttoeslag, maar de feestdag is afgerekend als een gewone zondag. Niemand merkt het, totdat ze in juli haar vakantieloon narekent en ontdekt dat daar helemaal geen toeslag in zit.

Dat is geen uitzondering. Voor de onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg is volgens FBZ een percentage bovenop het brutoloon verschuldigd voor werk op avonden, nachten, weekenden en feestdagen, en elke zorg-cao regelt dat op zijn eigen manier. Alleen al de Cao Ziekenhuizen geldt volgens FBZ voor ruim 220.000 werknemers. Daarnaast bestaan aparte cao's voor de VVT, de GGZ, de gehandicaptenzorg en de huisartsenzorg. Een zorggroep met thuiszorg én een huisartsenpost heeft dus al snel twee regelingen naast elkaar in één salarispakket.

De druk op het rooster maakt het niet makkelijker. Eind tweede kwartaal 2026 stonden er volgens CBS-cijfers, gemeld door Skipr (2026), circa 68.500 vacatures open in zorg en welzijn. Elke openstaande vacature betekent invaldiensten, ruilingen en extra uren: precies de mutaties waar de ORT-berekening op struikelt.

En een fout op de loonstrook is meer dan een administratief probleem. Medewerkers die hun toeslagen zelf moeten narekenen, verliezen vertrouwen in hun werkgever. Wie serieus werk maakt van personeelsbehoud in 2026, begint daarom bij een loonstrook die gewoon klopt.

Neem als illustratie een salarisadministrateur bij een thuiszorgorganisatie met 150 tot 250 medewerkers. De uren komen elke maand als Excel-export uit het roostersysteem en worden met de hand ingelezen. Diensten die na middernacht doorlopen, worden daarbij soms helemaal aan de begindag toegerekend. Met een vaste koppeling en een uitzonderingslijst voor nachtdiensten en feestdagen kan het aantal correcties achteraf in de praktijk vaak dalen van enkele tientallen naar een handvol per maand.

Praktisch toepassen:

• Leg per cao in je organisatie vast welke tijdvakken en dagen als onregelmatig gelden, inclusief de feestdagenlijst voor het hele jaar.
• Controleer bij elke verloning steekproefsgewijs vijf diensten die over middernacht lopen.
• Vergelijk voor een juiste onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg het totaal aan ORT-uren uit het rooster met het totaal op de loonstroken. Wijken die af, dan zoek je het verschil vóór de betaalrun.
• Houd een correctielog bij, zodat je ziet of dezelfde fout steeds terugkomt.

Wat is het verschil tussen ORT, overwerktoeslag en vakantieloon?

ORT beloont het tijdstip waarop je werkt, overwerktoeslag beloont het aantal uren boven je afspraak en vakantieloon zorgt ervoor dat je tijdens vakantie niet minder verdient dan gewoonlijk. Bij onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg lopen die drie vaak door elkaar, en daar ontstaan de meeste fouten.

ORT: gebonden aan dag en tijd

De hoogte van de ORT hangt af van de dag en het uur. Een nachtdienst levert doorgaans een hoger percentage op dan een avonddienst, en zon- en feestdagen hebben vaak hun eigen tarief. Het salarispakket moet dus per gewerkt uur weten in welk tijdvak dat uur valt. Een dienst van 22.00 tot 07.00 uur kan in drie verschillende tijdvakken vallen.

Overwerk en meeruren

In veel zorg-cao's maakt het verschil of iemand voltijd of deeltijd werkt. Uren boven het contract van een deeltijder gelden vaak eerst als meeruren, zonder toeslag, totdat een bepaalde grens is bereikt. Pas daarna is er sprake van overwerk. Valt dat overwerk ook nog in een ORT-tijdvak, dan bepaalt de cao of beide toeslagen worden opgeteld of dat alleen de hoogste geldt. Dat verschilt per regeling. Controleer het daarom per cao, in plaats van uit te gaan van één standaardinstelling.

Vakantieloon en vakantietoeslag

Tijdens vakantie heeft een werknemer recht op zijn gebruikelijke loon. Volgens Pels Rijcken mag een werknemer niet financieel slechter uitkomen alleen omdat hij vakantie opneemt. Los daarvan bedraagt de vakantietoeslag volgens de WML minimaal 8% van het bruto jaarloon. Volgens HR-kiosk hoort ook ORT in die grondslag thuis, net als sinds 2018 het overwerk.

Wie deze drie begrippen strikt gescheiden houdt in de looncodes, kan elke fout op de loonstrook terugleiden naar één bron.

Welke 5 fouten in ORT en overwerk zie je het vaakst op de loonstrook?

Deze vijf fouten komen bij zorgwerkgevers keer op keer terug. Bij onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg heeft elke fout een eigen oorzaak, en dus ook een eigen controle.

1. Tijdvakken en feestdagen verkeerd ingedeeld

Nachtdiensten die over middernacht lopen, of een feestdag die in het systeem ontbreekt, leveren structureel te weinig of te veel ORT op. De oorzaak zit meestal in de koppeling tussen rooster en salarispakket, niet bij de administrateur.

2. Overwerk dubbel of helemaal niet beloond

Als rooster en salarispakket allebei een toeslag berekenen, of geen van beide, klopt de uitbetaling niet. Vooral bij deeltijders met meeruren gaat dit mis, omdat de grens tussen meeruren en overwerk handmatig wordt bewaakt.

3. Geen ORT tijdens vakantie

Sinds het arrest Williams/British Airways van het Europese Hof van Justitie uit 2011 moet een toeslag die intrinsiek bij het werk hoort ook tijdens vakantie worden doorbetaald. Volgens Pels Rijcken heeft het Gerechtshof Den Haag dat in 2016 ook op bovenwettelijke vakantiedagen toegepast. Rechters kunnen zulke vorderingen met terugwerkende kracht toewijzen. Een cao-bepaling die iets anders zegt, biedt daarbij geen bescherming.

4. Vakantietoeslag over een te smalle grondslag

Veel salarispakketten berekenen de 8% standaard over het basisloon. Worden ORT en overwerk niet als grondslag gemarkeerd, dan betaal je elk jaar in mei te weinig uit. Bij medewerkers die veel onregelmatig werken, loopt dat verschil snel op.

5. Verouderde cao-parameters na een loonronde

Percentages, schalen en uurlonen veranderen bij elke loonronde. Ook het wettelijk minimumloon wordt twee keer per jaar geïndexeerd, op 1 januari en 1 juli. Per 1 januari 2027 stijgen bovendien de percentages van het minimumjeugdloon voor 16- tot en met 20-jarigen, en wordt het bbl-jeugdloon gelijkgetrokken met het reguliere jeugdloon. Voor zorgorganisaties met veel jonge medewerkers en bbl-leerlingen is dat een extra wijzigingsmoment om in te plannen.

Het verschil tussen vooraf controleren en achteraf herstellen ziet er zo uit:

De termijn van vijf jaar in de tabel is de gangbare verjaringstermijn voor loonvorderingen. Daarom kan een kleine fout per maand uitgroeien tot een flinke nabetaling.

Praktisch toepassen:

• Draai na elke loonronde of indexatie een testverloning met drie profielen: voltijd nachtdienst, deeltijd met meeruren en een bbl-leerling.
• Controleer of ORT en overwerk als grondslag voor vakantietoeslag zijn gemarkeerd in je looncodes.
• Vergelijk per medewerker het vakantieloon met het gemiddelde loon van de afgelopen maanden. Ligt het opvallend lager, zoek dan de oorzaak.
• Leg vast welke cao-versie en ingangsdatum in het systeem staan voor de onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg.

Telt overwerk in de zorg mee voor de Arbeidstijdenwet?

Ja, volledig. Volgens UWV/Werk.nl kent de Arbeidstijdenwet geen aparte regels voor overwerk. Overuren vallen gewoon onder de maxima van 12 uur per dienst en 60 uur per week, met gemiddeld hooguit 48 uur per week over 16 weken.

Voor de loonadministratie betekent dit dat een correcte overwerkbetaling nog niet wil zeggen dat het rooster ook wettelijk klopt. Juist bij een krappe bezetting tellen invaldiensten snel op. Laat je salarispakket of roostersysteem daarom een signaal geven zodra een medewerker richting de 16-wekengrens van gemiddeld 48 uur gaat. Dan kan de planner bijsturen voordat er een overtreding ontstaat.

Loonadministratie in de zorg zelf controleren of uitbesteden?

Hoe weet je of je de ORT- en overwerkberekening in eigen huis kunt houden? Dat hangt minder af van de omvang van je organisatie dan van de complexiteit. Een kleine huisartsenpraktijk met één cao en vaste diensten kan het prima zelf. Een zorggroep met meerdere cao's, flexpools en veel overwerk loopt meer risico, ook met een ervaren administrateur.

Drie signalen wijzen erop dat het tijd is voor ondersteuning: correcties achteraf zijn een vast onderdeel van elke maand geworden, de kennis zit bij één persoon, of je weet niet zeker of de vakantieloon-rechtspraak goed in je systeem is verwerkt. Op dat laatste punt worden vaak ook andere fouten gemaakt. Een overzicht daarvan staat in de fouten bij loonheffingen die werkgevers het meest kosten.

Uitbesteden hoeft niet alles of niets te zijn. Bij zorgwerkgevers in Eindhoven en de regio combineert Wesselman vaak een periodieke controle van de cao-instellingen met het (deels) overnemen van de verloning. Omdat de loonheffingsspecialisten, HR-adviseurs en juristen onder één dak zitten, wordt een vraag over ORT tijdens vakantie in één keer fiscaal, arbeidsrechtelijk en administratief bekeken. Wil je weten hoe dat in de praktijk werkt, lees dan meer over salarisadministratie laten verzorgen of laten controleren.

Praktisch toepassen:

• Eén cao, vaste diensten en minder dan een handvol correcties per maand: zelf doen, met een jaarlijkse externe controle.
• Twee of meer cao's, of structureel overwerk: laat minimaal de cao-parameters na elke loonronde extern controleren.
• Kennis bij één persoon: leg werkinstructies vast en regel een vervanger of externe back-up.
• Twijfel over ORT tijdens vakantie in het verleden: laat de afgelopen jaren doorrekenen voordat een medewerker dat doet.

Veelgestelde vragen

Moet je onregelmatigheidstoeslag doorbetalen tijdens vakantie?

Doorbetaling van ORT is verplicht als de toeslag structureel bij het werk hoort. Dat volgt uit rechtspraak van het Europese Hof van Justitie sinds 2011, en lagere rechtspraak past het ook toe op bovenwettelijke dagen. Als vuistregel: ontvangt een medewerker vrijwel elke maand ORT, ga dan uit van doorbetaling op basis van een gemiddelde.

Telt overwerk mee voor de vakantietoeslag?

Vakantietoeslag over overwerk is sinds 1 januari 2018 de norm. De minimale 8% uit de WML wordt berekend over het loon inclusief ORT, ploegentoeslag en overwerk. Controleer in je salarispakket of deze looncodes als grondslag zijn gemarkeerd, want standaard is dat lang niet altijd zo.

Is onregelmatigheidstoeslag wettelijk verplicht?

ORT is een cao-afspraak en geen wettelijke verplichting. Valt je organisatie onder een zorg-cao, dan ben je wel gebonden aan de tijdvakken en percentages die daarin staan. Bij meerdere cao's moet elke regeling apart in je systeem worden ingericht.

Hoe ver terug kan een medewerker achterstallige ORT claimen?

Loonvorderingen verjaren doorgaans na vijf jaar. Een medewerker kan dus tot ongeveer vijf jaar terug ORT over vakantie of verkeerd berekende toeslagen opeisen. Hoe eerder je een structurele fout herstelt, hoe kleiner de nabetaling.

Hoe helpt Wesselman zorgwerkgevers bij ORT en overwerk?

De aanpak van Wesselman combineert een controle van de cao-instellingen, de grondslag voor vakantietoeslag en de doorbetaling van ORT met advies over loonheffingen en arbeidsrecht. Zorgwerkgevers in Eindhoven, Helmond en Veldhoven kunnen de verloning laten controleren of helemaal uitbesteden. Zo worden fouten bij onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg opgespoord vóór de betaalrun in plaats van na een klacht.

Conclusie

De vijf fouten met de onregelmatigheidstoeslag loonadministratie zorg hebben één ding gemeen: ze zijn voorspelbaar. Verkeerde tijdvakken, overwerk dat dubbel of helemaal niet wordt beloond, ORT die tijdens vakantie wegvalt, een te smalle grondslag voor vakantietoeslag en verouderde cao-instellingen ontstaan allemaal op vaste momenten. Denk aan de koppeling met het rooster, de vakantieperiode, de uitbetaling in mei en elke loonronde.

Begin daarom met drie vaste controles per verloning en een testverloning na elke wijziging. Reken daarnaast eenmalig na of ORT tijdens vakantie de afgelopen jaren goed is doorbetaald. Voor wie meer cao's of veel overwerk heeft, levert een externe controle door Wesselman vaak sneller duidelijkheid op dan een jaar lang zelf blijven corrigeren. Een loonstrook die klopt, is in een krappe zorgarbeidsmarkt het makkelijkste argument om personeel te houden.

Over Wesselman

Wesselman is een accountants- en adviesorganisatie, opgericht in 1980, met kantoren in Eindhoven, Helmond en Veldhoven. Het kantoor combineert audit, accountancy, belastingadvies, payroll, HR en juridisch advies onder één dak voor mkb- en familiebedrijven, particulieren en internationale ondernemers met banden met Nederland.