4 signalen dat u ongemerkt een vaste inrichting in het buitenland heeft

Een vaste inrichting in het buitenland ontstaat fiscaal meestal niet door een besluit, maar door wat er op de werkvloer gebeurt. Bij de beoordeling van vaste inrichting buitenland fiscaal komen in de praktijk vier signalen steeds terug: een montage- of bouwproject dat langer loopt dan de termijn in het verdrag, een medewerker die structureel vanuit huis over de grens werkt, een opslaglocatie waar meer gebeurt dan opslaan, en een agent die namens jou contracten afsluit. Speelt één daarvan, dan kan een deel van je winst in dat andere land belast worden. Je krijgt daar dan ook aangifteplichten, zelfs zonder bv, kantoor of inschrijving ter plaatse.

Wanneer heb je ongemerkt een vaste inrichting in het buitenland? Vaste inrichting buitenland fiscaal

Een vaste inrichting is een vaste bedrijfsinrichting waarmee je onderneming haar werkzaamheden geheel of gedeeltelijk in een ander land uitoefent. Dat is de definitie uit artikel 5 van het OESO-Modelverdrag. Volgens de Belastingdienst past Nederland die definitie sinds 1 januari 2020 ook toe als er geen belastingverdrag is. Is er wel een verdrag, dan sluit de Wet op de vennootschapsbelasting 1969 aan bij het begrip uit dat verdrag. De details verschillen dus per land.

Het lastige zit in het woord 'ongemerkt'. Je registreert een vaste inrichting niet zoals je een dochter-bv opricht. Hij ontstaat door feiten, en die feiten liggen vaak bij projectleiders, verkopers of logistiek, niet bij de directie of de financiële afdeling. Meer over de basis van het begrip lees je in wanneer er sprake is van een vaste inrichting in het buitenland.

1. Een project dat langer loopt dan gepland

Bouw-, montage- en installatiewerk kent een eigen tijdtoets. In het verdrag met Duitsland vormt zo'n project alleen een vaste inrichting als het langer dan twaalf maanden duurt, zo licht de Kennisgroep van de Belastingdienst toe. De valkuil is dat je pas achteraf weet of die grens wordt gehaald. Loopt een machine-installatie bij een Duitse klant uit van tien naar veertien maanden, dan is er doorgaans vanaf de eerste dag een vaste inrichting, niet pas vanaf maand dertien. De termijn verschilt per verdrag, dus controleer hem per land voordat het project start.

2. Een medewerker die vanuit huis over de grens werkt

Steeds meer mensen werken structureel vanuit hun woning in België of Duitsland. De OESO heeft op 18 november 2025 het commentaar op artikel 5 aangepast om juist deze situatie te verduidelijken, meldt Legal News. Als praktische drempel geldt dat een thuiswerkplek doorgaans geen vaste inrichting vormt als iemand er minder dan 50% van zijn werktijd werkt, gemeten over twaalf maanden. Werkt een accountmanager vrijwel fulltime vanuit huis en bezoekt hij van daaruit klanten in dat land? Dan wordt onder meer gekeken of er een zakelijke reden is om juist daar aanwezig te zijn.

Dit raakt ook je loonadministratie. Wie in een ander land werkt, kan daar loonheffing en sociale premies verschuldigd zijn. Werkt iemand voor een vaste inrichting, dan beschermt de bekende 183-dagenregel hem doorgaans niet meer tegen loonheffing in dat land. De Nederlandse kant van die verplichtingen staat in hoe je als werkgever compliant blijft met de loonregels in 2026.

3. Een opslag- of servicelocatie die meer doet dan opslaan

Een magazijn alleen is meestal geen probleem. De wet zondert het gebruik van een ruimte uitsluitend voor opslag, uitstalling of aflevering van eigen goederen uit, zolang dat voorbereidend of ondersteunend van aard is. Gaat een eigen medewerker in die ruimte ook reparaties uitvoeren, klanten ontvangen of orders afhandelen, dan verschuift het beeld. De activiteit hoort dan bij je kernbedrijf en de uitzondering vervalt.

4. Iemand die namens jou contracten sluit

Ook zonder eigen ruimte kun je een vaste inrichting hebben via een afhankelijke vertegenwoordiger. Denk aan een agent die gewoonlijk contracten op naam van je bedrijf afsluit, of die bij deals de doorslaggevende rol speelt terwijl jij alleen nog formeel tekent. Een onafhankelijke distributeur die op eigen naam en risico inkoopt en doorverkoopt, valt daar meestal niet onder. Het verschil zit in de feitelijke rolverdeling, niet in de titel boven het contract.

Veel ondernemers denken dat een vaste inrichting geen kwaad kan, omdat Nederland de buitenlandse winst toch vrijstelt. Dat klopt maar half. Sinds 1 januari 2012 geldt de objectvrijstelling: winsten én verliezen van een buitenlandse vaste inrichting vallen buiten de Nederlandse winst, zo staat in het Besluit winstallocatie vaste inrichtingen 2022. Opstartverliezen van een buitenlandse activiteit kun je dan doorgaans niet meer met je Nederlandse winst verrekenen. Tel daar naheffingen, rente en mogelijke boetes in het buitenland bij op, en een onopgemerkte vaste inrichting kost al snel meer dan alleen de buitenlandse belasting.

Wat houdt een fiscale check op een vaste inrichting in het buitenland in?

De vraag of je bij vaste inrichting buitenland fiscaal een risico loopt, beantwoord je niet met één vinkje. Een volwaardige check bestaat doorgaans uit deze onderdelen:

• Inventarisatie per land: welke medewerkers, projecten, ruimtes en agenten buiten Nederland actief zijn, met hun duur en rol.
• Toets aan verdrag en lokaal recht: per land de definitie, tijdstermijnen en uitzonderingen.
• Winstallocatie: als er een vaste inrichting is, hoeveel winst daaraan wordt toegerekend op basis van functies, risico's en middelen.
• Loonheffing en sociale zekerheid: voor medewerkers die over de grens werken, inclusief de vraag welk land premies heft.
• Btw-positie: apart beoordeeld, omdat de btw een eigen begrip vaste inrichting hanteert.
• Contracten naast de praktijk: agent- en distributieovereenkomsten vergeleken met wat er echt gebeurt.

De kosten hangen vooral af van het aantal landen, het aantal medewerkers en projecten over de grens, en de vraag of er al een vaste inrichting bestaat die achteraf moet worden rechtgezet. Een herstel met terugwerkende kracht vraagt doorgaans meer werk dan een check vooraf, omdat er dan ook aangiften in het buitenland bij komen.

Waar het om medewerkers gaat, moet de uitkomst ook in de salarisadministratie bij grensoverschrijdende arbeid landen. Een adviseur die fiscaal en payroll niet aan elkaar koppelt, laat juist daar vaak een gat. Of je vooral compliance nodig hebt of ook strategisch advies over je structuur, lees je in compliancy of strategisch belastingadvies.

Hoe verloopt een check op een vaste inrichting stap voor stap?

1. Intake. Jij geeft aan in welke landen je actief bent en welke plannen eraan komen. De adviseur stelt gerichte vragen over feiten: wie werkt waar, hoe lang en met welke bevoegdheden.
2. Feiten verzamelen. Jij levert projectplanningen, urenregistraties, huurcontracten en agentovereenkomsten aan. De adviseur legt per land vast welke activiteiten daar feitelijk plaatsvinden.
3. Toetsing. De adviseur toetst per land aan het verdrag en de lokale regels, waar nodig met een lokale adviseur. Jij krijgt per land een conclusie met het risico en de gevolgen.
4. Keuze maken. Samen bepaal je of je een vaste inrichting bewust registreert, werkzaamheden anders inricht of goed vastlegt waarom er geen vaste inrichting is.
5. Uitvoeren en bijhouden. De adviseur regelt registraties, aangiften en aanpassingen in de loonadministratie. Jij meldt nieuwe projecten of thuiswerkers vooraf, zodat de toets niet pas achteraf plaatsvindt.

Stap vijf is waar het meestal misgaat. Een eenmalige check is na een jaar verouderd als de verkoopafdeling intussen een nieuwe markt heeft geopend.

Voor welke exporterende bedrijven is dit relevant?

Een paar profielen waarvoor zo'n check duidelijk zinvol is:

• Directeur van een maakbedrijf dat machines of installaties bij klanten over de grens monteert, met projecten die soms maanden duren.
• Eigenaar van een technisch of softwarebedrijf met een verkoper of engineer die vanuit huis in België of Duitsland werkt.
• Financieel directeur van een groothandel met een consignatievoorraad of servicepunt bij een buitenlandse klant.
• Familiebedrijf dat een eerste stap over de grens zet, bijvoorbeeld met een lokale agent voordat er een eigen vestiging komt.

Voor exporterende mkb-bedrijven in Veldhoven, Eindhoven en Helmond met klanten in Duitsland en België komen deze situaties regelmatig voor, simpelweg omdat de grens dichtbij ligt.

Minder nodig is het als je uitsluitend vanuit Nederland levert, zonder eigen mensen of ruimtes in het buitenland, via onafhankelijke distributeurs. Heb je al bewust een buitenlandse dochtervennootschap met lokale adviseurs, dan is een losse check meestal ook overbodig. Let dan wel op medewerkers van de Nederlandse bv die daar structureel werken.

Zelf aan de slag:

• Zet alle buitenlandse projecten van de afgelopen twee jaar op een rij, met begin- en einddatum.
• Vraag HR welke medewerkers in het buitenland wonen of daar meer dan incidenteel werken.
• Lees je agentcontracten na: wie tekent de deals echt?
• Noteer welke buitenlandse ruimtes je huurt en wat daar gebeurt.

Welke vragen stel je een adviseur over vaste inrichtingen?

Niet elke adviseur heeft hetzelfde bereik. Met deze vragen zie je snel of de aanpak past:

• Beoordeel je zowel de winstbelasting als de btw en de loonheffing? Een vaste inrichting raakt alle drie, met verschillende definities.
• Hoe toets je per land aan het juiste verdrag? De termijnen en uitzonderingen verschillen.
• Werk je samen met lokale adviseurs voor aangiften in het buitenland? Registratie en aangifte gebeuren daar, niet in Nederland.
• Hoe verwerk je de uitkomst in de salarisadministratie? Anders blijft de loonheffing verkeerd lopen.
• Hoe houd je de situatie bij als we groeien? Vraag naar een vast moment van herijking.
• Wat gebeurt er als blijkt dat er al jaren een vaste inrichting is? Vraag hoe een herstel met terugwerkende kracht wordt aangepakt.

Veelgestelde vragen

Is een vaste inrichting voor de btw hetzelfde als voor de winstbelasting?

Nee, het zijn twee verschillende begrippen. Voor de btw draait het om een plek met voldoende personeel en technische middelen om diensten te verrichten of af te nemen. Je kunt dus voor de winstbelasting wel een vaste inrichting hebben en voor de btw niet, of andersom.

Kan een eenmanszaak ook een vaste inrichting in het buitenland hebben?

Ja, dat kan ook voor IB-ondernemers. De toets is dezelfde: een vaste plek of vertegenwoordiger in het buitenland via welke je werkt. De dubbele belasting wordt dan via de inkomstenbelasting voorkomen, met eigen regels voor de berekening.

Wat doe je als je achteraf ontdekt dat er al een vaste inrichting was?

Herstellen met terugwerkende kracht is meestal de route: de winst opnieuw toerekenen, aangiften in het buitenland indienen en de Nederlandse aangiften corrigeren. Hoe eerder je dat zelf oppakt, hoe kleiner doorgaans de kans op boetes.

Geldt een beursstand of tijdelijke showroom als vaste inrichting?

Meestal niet, omdat zo'n plek te kort bestaat en vaak alleen een ondersteunende functie heeft. Dat verandert als je er structureel terugkeert, eigen personeel inzet en er ter plekke verkoopcontracten sluit.

Moet je in het buitenland loonheffing inhouden als je daar een vaste inrichting hebt?

Vaak wel voor medewerkers die voor die vaste inrichting werken, omdat hun loon dan ten laste van die vaste inrichting komt. Welke premies voor de sociale zekerheid je betaalt, volgt uit aparte regels en hangt af van waar iemand werkt en woont.

Waar begin je als je over de grens werkt?

Begin bij de feiten: projecten, thuiswerkers, ruimtes en agenten per land. Toets die aan het verdrag voordat een project of nieuwe medewerker start, niet erna. Zo houd je de vraag naar een fiscale vaste inrichting in het buitenland beheersbaar en voorkom je naheffingen en verloren verliezen.

Wesselman adviseert ondernemers in Eindhoven, Helmond en Veldhoven over internationaal ondernemen en grensoverschrijdende arbeid. Fiscaal advies, payroll en juridische ondersteuning zitten daarbij onder één dak. Wil je jouw buitenlandse activiteiten laten toetsen? Plan een gesprek over fiscaal advies bij internationaal ondernemen en neem je overzicht per land mee.

Veelgestelde vragen over een vaste inrichting in het buitenland

Is een buitenlandse btw-registratie hetzelfde als een vaste inrichting?

Nee. Voor de btw gelden eigen regels over een vaste inrichting. Een btw-nummer of lokale registratie betekent daarom niet automatisch dat er voor de vennootschapsbelasting ook een fiscale vaste inrichting bestaat.

Kan een thuiswerker in het buitenland een vaste inrichting veroorzaken?

Dat kan. Vooral wanneer de werknemer structureel vanuit huis werkt, die werkplek feitelijk voor de onderneming beschikbaar is en daar kernactiviteiten uitvoert of contracten sluit. Incidenteel thuiswerken leidt meestal niet direct tot een vaste inrichting.

Wanneer ontstaat een vaste inrichting bij een bouw- of installatieproject?

Dat hangt af van de termijn in het belastingverdrag met het betreffende land. Vaak geldt een drempel van zes, negen of twaalf maanden. Ook samenhangende projecten kunnen bij die beoordeling worden opgeteld.

Leidt een magazijn in het buitenland altijd tot belastingplicht?

Niet altijd. Een ruimte die uitsluitend wordt gebruikt voor opslag, uitlevering of andere voorbereidende werkzaamheden kan onder een uitzondering vallen. Zodra er meer gebeurt, zoals verkoop, productie of contractafhandeling, kan die uitzondering vervallen.

Wat gebeurt er als je een vaste inrichting te laat meldt?

Dan kan de buitenlandse belastingdienst alsnog aangiften, belasting, rente en boetes opleggen. Ook kunnen administratieve verplichtingen met terugwerkende kracht ontstaan, bijvoorbeeld voor loonheffingen, btw of lokale jaarrekeningen.

Conclusie

Bij vaste inrichting buitenland fiscaal wordt een buitenlandse activiteit relevant zodra je onderneming duurzaam aanwezig is of daar via mensen wezenlijke zakelijke activiteiten uitvoert. De beoordeling hangt niet alleen af van een kantoor of vestiging, maar ook van projecten, thuiswerkplekken, opslaglocaties en de bevoegdheden van medewerkers of agenten.

Breng daarom vooraf in kaart waar je werkt, wie daar namens jouw onderneming optreedt en welke afspraken in het toepasselijke belastingverdrag staan. Een tijdige check op vaste inrichting buitenland fiscaal helpt je te registreren, de winst correct toe te rekenen en onaangename verrassingen bij een buitenlandse belastingcontrole te voorkomen.