Thuiswerken | Wat zijn de rechten en plichten als werkgever?

Denk hierbij aan een betere concentratie, hogere productiviteit en minder reistijd. Niet iedereen beschikt echter over een professionele thuiswerkplek en een verantwoorde thuiswerkplek is niet altijd snel te realiseren. We kunnen ons voorstellen dat er veel vragen op je afkomen nu jouw werknemers meer thuiswerken. Wat moet je daarvoor regelen? Moet je een aparte (thuiswerk-)overeenkomst opstellen? Moet je reiskosten blijven betalen? Waar moet je arbo-technisch rekening mee houden? Kun je de thuiswerkplek onbelast vergoeden? We zetten een aantal zaken voor je op een rij.

Wetgeving

De wet is duidelijk: de werkgever moet elke arbeidsplaats in zijn arbobeleid betrekken, dus ook de thuiswerkplek. Een werkgever die zijn werknemer verzoekt of verplicht om thuis te gaan werken moet bijvoorbeeld nagaan of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. De werkgeversverplichtingen vloeien voort uit de Arbeidsomstandighedenwet. Veel werknemers werken momenteel aan de spreekwoordelijke keukentafel. Ondanks de verantwoordelijkheid van de werkgever om de werkplek ergonomisch in te richten, is dat vanwege de bijzondere omstandigheden op korte termijn meestal niet haalbaar. Om toch zo gezond mogelijk te blijven werken, kan de werknemer een aantal tips volgen, zoals niet te lang achter elkaar werken, regelmatig pauzes inlassen, staan en zitten afwisselen en voldoende bewegen.

Ondanks de bijzondere situatie waarin we verkeren, en het wellicht op korte termijn niet geregeld kan worden, blijft het de zorgplicht van de werkgever dat thuiswerkende werknemers beschikken over de juiste middelen zoals bijvoorbeeld een geschikte werkruimte en voldoende technische en ergonomische middelen om veilig en gezond te kunnen thuiswerken. De kosten voor een goede thuiswerkplek komen voor rekening van de werkgever.

De kosten van het inrichten van een thuiswerkplek

Bij het inrichten van een thuiswerkplek, gelden naast arbo- ook fiscale aspecten. De werkgever mag niet zomaar onbelast een stoel, bureau, internetaansluiting of mobiele telefoon vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.

De werkgever mag de arbovoorzieningen onbelast vergoeden onder de volgende voorwaarden:

• De arbovoorzieningen hangen samen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• De werknemer gebruikt de voorzieningen (gedeeltelijk) op zijn (thuis)werkplek.
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen.

Heeft een werknemer voor zijn thuiswerkplek een laptop, smartphone of gereedschap nodig, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling daarvan gericht vrijgesteld onder de WKR als voldaan wordt aan het “noodzakelijkheidscriterium”. Dat is het geval als:

• de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
• de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
• de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als het internet bij een werknemer thuis aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium voldoet, dan is de vergoeding van de abonnementskosten dus gericht vrijgesteld. Bij een combinatiepakket van bijvoorbeeld internet, telefoon en televisie, mag alleen het deel van de factuur dat voor de internetaansluiting is, onbelast vergoed worden zonder de vrije ruimte op te souperen.

Thuiswerkovereenkomst

Indien een werknemer incidenteel (of tijdelijk bijv. vanwege de coronapandemie) thuis werkt is geen thuiswerkovereenkomst nodig. Wanneer een werknemer structureel thuis gaat werken is het aan te bevelen om wel een thuiswerkovereenkomst op stellen. Zo kunnen instructies verduidelijkt worden en arborisico’s beperkt. Ook kunnen de dagen waarop de werknemer thuiswerkt en het recht op eventuele vergoedingen in deze thuiswerkovereenkomst worden vastgelegd. Op deze manier kan de werkgever aantonen dat hij aan zijn zorgplicht heeft voldaan. Verder kunnen in een thuiswerkovereenkomst ook tal van andere praktische zaken geregeld worden. Denk dan bijvoorbeeld aan het recht op een onkostenvergoeding en wat de consequenties zijn wanneer de werknemer zich niet aan de afspraken houdt.

Reiskosten

Nu werknemers veel thuiswerken, ontvangen ze wellicht te veel reiskostenvergoeding. Normaal gesproken worden deze na een maand door de Belastingdienst belast. Het kabinet heeft echter besloten dat zolang de noodmaatregelen gelden, je als werkgever de reiskosten onbelast mag blijven vergoeden.

Structureel thuiswerken

Tot slot rest de vraag of de werknemer in de toekomst recht heeft om thuis te werken? De Wet flexibel werken regelt dat een individuele werknemer een verzoek kan doen om aanpassing van arbeidsduur, werktijd en arbeidsplaats. Elke werknemer die minimaal een halfjaar bij een werkgever in dienst is kan zo’n verzoek doen, om welke reden dan ook. Een verzoek om wijziging van de arbeidsplaats kan een werkgever echter makkelijker afwijzen dan een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur. Is voor afwijzing van een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur een zwaarwegende reden nodig? Om een verzoek tot thuiswerken af te wijzen is een zwaarwegende reden niet vereist. Van een recht op thuiswerken is dus ook onder de Wet flexibel werken géén sprake. Wel moet een werkgever het verzoek van de werknemer in overweging nemen en de werknemer informeren of het thuiswerken al dan niet mogelijk is. Op dit moment leidt het advies van de overheid met betrekking tot thuiswerken er niet toe dat een werknemer het recht heeft om ook na de coronacrisis structureel thuis te werken.

De Coronacrisis heeft voor zowel werkgevers als werknemers veel veranderd met betrekking tot thuiswerken. Ondanks de bijzondere situatie blijft de zorgplicht van de werkgever gelden. Dit brengt met zich mee dat de werkgever ervoor dient te zorgen dat de werknemers over de juiste middelen beschikken om (veilig en gezond) thuis te kunnen werken. De kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek kunnen onder omstandigheden onbelast worden vergoed.

Mocht je vragen hebben over dit artikel of andere arbeid juridische onderwerpen, neem dan gerust contact op met Mariëlle Scheepens - van den Boom via mariëlle.scheepens@wesselman-info.nl.