Aanpassing reiskostenvergoedingen en introductie thuiswerkvergoeding

Zoals wellicht bekend zijn de voorwaarden voor het toekennen van een (vaste) reiskostenvergoeding per 1 januari 2022 gewijzigd. Voorts is per deze datum een onbelaste thuiswerkvergoeding geïntroduceerd.

1. Mogelijkheid reiskostenvergoedingen vanaf 1 januari 2022

Tot en met 2021 bestond de mogelijkheid om reiskosten op basis van een vaste vergoeding (gebaseerd op 214 dagen, indien de desbetreffende medewerker ten minste op 128 dagen naar kantoor kwam) te vergoeden. Met ingang van 1 januari 2022 geldt dat een dergelijke werkwijze enkel mogelijk is indien de desbetreffende medewerker haar gehele werkzaamheden op kantoor uitvoert. Indien gedeeltelijk wordt thuisgewerkt, is een dergelijke werkwijze niet langer mogelijk. In dit kader zijn de volgende scenario’s te onderscheiden:

1. Uw medewerkers werken volledig op de werkplek (geen thuiswerkdagen) à In dat geval kan de reiskostenvergoeding (conform 2021) worden doorbetaald -> Geen wijzigingen
2. Uw medewerkers werken ook gedeeltelijk thuis -> In dat geval is (mogelijk) een wijziging van de reiskostenvergoeding benodigd:
   
   A. ​ Is geen sprake van een vast reispatroon, dan kunnen de reiskosten in beginsel enkel achteraf (op declaratiebasis) worden vergoed. Uiteraard is het mogelijk om met een voorschot te werken, welke achteraf (periodiek, bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks) wordt verrekend.
   B.  Is sprake van een vast reispatroon (bijvoorbeeld 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor) dan kan de reiskostenvergoeding op basis van 3/5^e (van de genoemde 214 dagen) worden doorbetaald. Achteraf zal moeten worden bepaald of ook aan de voorwaarden hiervoor wordt voldaan (in het voorbeeld dient sprake te zijn van woon-werkverkeer op ten minste 3/5^e van de eerder genoemde 128 dagen).

In beide situaties dient het reispatroon van de desbetreffende medewerker te worden bijgehouden. De wijze waarop is echter vormvrij (bijvoorbeeld via een urenregistratie, maar ook een indicatie in de agenda van de medewerker volstaat).

2. Introductie thuiswerkvergoeding

Voorts is met ingang van 1 januari 2022 een thuiswerkvergoeding geïntroduceerd, welke onbelast kan worden vergoed tot een maximum van € 2 per thuiswerkdag. Deze vrijstelling vult de huidige vrijstellingen in het kader van thuiswerken (voor arbo-gerelateerde zaken en mobiele communicatiemiddelen om de werkzaamheden uit te kunnen voeren) aan. Voor de dagen waarop wordt thuisgewerkt kan, in lijn met voorgenoemde kaders voor de reiskostenvergoedingen, een onbelaste thuiswerkvergoeding (van maximaal € 2 per thuiswerkdag) worden vergoed.  

Let op! Reist de werknemer op een dag naar kantoor én werkt hij thuis, dan kan slechts één van voornoemde vergoedingen onbelast worden betaald.