"Vanuit een goede onderlinge vertrouwensbasis krijgen wij veelvuldig de spiegel voorgehouden door Wesselman. We hebben nu alles ondergebracht bij Wesselman, dat is gemakkelijk schakelen." Jan-Koenraad Veenstra en Riël Notermans | Zzapps

"Geef je medewerkers de vrijheid om te innoveren"

De maanden die achter ons liggen hebben veel organisaties gedwongen om nieuwe wegen in te slaan en bestaande processen versneld te veranderen. Er zijn ook organisaties voor wie de gekozen strategie is bevestigd en de coronacrisis eerder vruchten lijkt af te werpen. Zo ook voor het Eindhovense techbedrijf Zzapps, dat slimme software op maat bouwt en organisaties al tien jaar begeleidt bij de overstap naar het Google Cloud Platform.

Wat Jan-Koenraad Veenstra en Riël Notermans, beide oprichter en eigenaar van Zzapps, is opgevallen aan de voorgaande periode, is dat werken vanuit huis tot een veel hogere productiviteit leidt dan verwacht. Sterker nog: “We zijn nog nooit zó productief geweest als nu, nu de sociale afleiding van de werkvloer wegvalt.” De mannen zijn dan ook tot de conclusie gekomen dat zij zoveel kantoorruimte niet meer nodig hebben en hebben direct de daad bij het woord gevoegd: het ruime kantoor op de High Tech Campus wordt per 1 augustus omgeruild voor een compact kantoor in het centrum. “Omdat wij volledig webbased werken, kunnen wij vanaf iedere locatie met een internetverbinding werken. Fysieke ontmoetingen blijven belangrijk, maar daarvoor heb je géén groot kantoor nodig.” En omdat de bereikbaarheid volgens hen zwaarder weegt dan ruimte, hebben zij gekozen voor een locatie op steenworp afstand van het centraal station.

Toch gelooft Jan-Koenraad niet in een toekomst waarin alléén nog maar vanuit huis wordt gewerkt: “Wanneer je volledig vanuit huis werkt, mis je informatie die je op de werkvloer wel meekrijgt. Ik geloof in een goede mix van samenwerken én thuiswerken.” Riël vult aan: “Regelmatig samen aan tafel voor een intensieve sessie, maar werken kun je beter rustig alleen.”

Toekomst volledig webbased
Jan-Koenraad en Riël geloven dat webbased werken de toekomst is. Riël: “Datacenters met fysieke servers binnen organisaties zullen verdwijnen, op termijn werkt alles vanuit de Cloud. Exact Online is een goed voorbeeld van een traditioneel product dat vroeger op een server werd geïnstalleerd, maar tegenwoordig vanuit de Cloud functioneert.” In het 10-jarig bestaan van Zzapps is webbased werken altijd de standaard geweest. Het was alleen nog wachten op het moment dat de rest van de wereld ook de voordelen hiervan in zou gaan zien. De afgelopen maanden zijn die voordelen versneld duidelijk geworden. Jan-Koenraad: “Corona heeft veel organisaties het laatste zetje gegeven om de oversteek naar de Cloud te durven maken”. Ook het aantal opdrachten vanuit de zorgsector heeft Zzapps zien stijgen, al was deze transitie al voor de Coronacrisis ingezet. Riël: “De zorg is een goed voorbeeld van een sector waarin je de gebruiker moet faciliteren. Zij willen cliënten helpen en zo min mogelijk achter een computer hoeven zitten. De voordelen zijn daar duidelijk merkbaar; door een hogere efficiency is er echt meer tijd voor patiënten.”

“Corona heeft veel ondernemers het laatste zetje gegeven om de oversteek naar de Cloud te durven maken” 

Géén verouderde VPN-verbindingen meer, alleen een browser en een G Suite licentie, meer is er volgens Zzapps niet nodig om veilig en locatieonafhankelijk te kunnen werken. ‘G Suite’ is volgens hen Google’s ‘betere alternatief’ voor Microsoft’s Office 365; een online, alles-in-een pakket met dezelfde en zelfs meer mogelijkheden. Jan-Koenraad: “G Suite werkt een stuk makkelijker, is ontworpen om samen te werken én ook nog eens aanzienlijk voordeliger.”

Versnelde transitie
Het grote verschil tussen G Suite en Office 365 is volgens Jan-Koenraad dat Google de verantwoordelijkheid bij de gebruiker legt. “Ben je een controlerende en risicomijdende organisatie? Dan is Google voor jouw organisatie niet geschikt en kun je beter bij Microsoft blijven. Er zijn nog steeds bedrijven die een schild om hun organisatie heen willen bouwen, niet wetende dat je als organisatie juist hierdoor alle grip verliest, want medewerkers gaan per definitie op zoek naar manieren om er omheen te werken en dan wordt het pas écht risicovol omdat je er als organisatie geen zicht op hebt, we noemen dat ‘schaduw-IT’. Google is geënt op samenwerken in de Cloud en vereist een andere werkwijze. Daarin is zij dwingender dan Microsoft, waar de gebruiker zijn werkwijze niet hoeft aan te passen. Google faciliteert juist een verandering; de transitie van systeemmanagement naar gebruikersmanagement.

Privacy en Google
De meest gestelde vraag die Zzapps van potentiële klanten krijgt: ‘Hoe zit het met de veiligheid van mijn data, kan Google mijn veiligheid en privacy waarborgen?’ Jan-Koenraad: “Het antwoord is zonder twijfel: Ja, Google heeft het héél goed op orde wat veiligheid betreft en was zelfs een van de voorlopers op het gebied van de privacywetgeving. Wat mensen vergeten is dat Google dataverwerker is, géén data-eigenaar. De eigenaar van de data, dát ben jij. Wij durven te beweren dat jouw data 100% veilig is binnen het Google Cloud Platform, mits jij er zelf zorgvuldig mee omgaat. Data in de Cloud staat per definitie veiliger dan data op een fysieke server, laat staan op een usb-stick. Als mensen roepen: ‘ik ben gehackt’ bedoelen ze eigenlijk ‘ik heb mijn wachtwoord rond laten slingeren op onveilige websites’ of ‘ik gebruik voor alle diensten hetzelfde wachtwoord’. Dat je onzorgvuldig met je wachtwoorden omgaat, is wat anders dan dat de dienst gehackt is. Er is nog nóóit een dienst van Google gehackt!”

“Google is data-verwerker, géén data-eigenaar. De eigenaar van de data, dát ben jij.”

Toch begrijpt Jan-Koenraad wel waar het wantrouwen jegens Google vandaan komt: “Google is begonnen als een consumentenproduct; een zoekmachine die consumentengedrag analyseert en op basis van dat gedrag relevante advertenties aanbood. Wanneer een gebruiker via Google tips zocht voor reizen naar Thailand, werd deze later geconfronteerd met advertenties van reizen naar Thailand. De eerste reactie: ‘Help, mijn privacy is geschonden!’. Hierdoor zijn consumenten Google onterecht gaan wantrouwen, terwijl Google vooral op de gebruikerservaring is gericht. In tegenstelling met Microsoft die met zijn producten andersom werkte, eerst voor bedrijven en later pas voor consumenten, heeft Google hierdoor vanaf het begin een imagoprobleem als het om privacy en veiligheid gaat. Echter, Google heeft zijn zaken op dit gebied heel netjes voor elkaar. Google’s G Suite voor bedrijven is in vele opzichten dé betere tegenhanger van Office 365. Veel grote dataverwerkers werken inmiddels vanuit het Google Cloud Platform, waaronder Spotify. Aan ons als reseller de taak om dat vertrouwen te winnen, door te laten zien hoe Google werkt.”

Samenwerking Wesselman
Zzapps begeleidt niet alleen ondernemers bij de overstap naar het Google Cloud Platform, maar bouwt ook maatwerk software voor de automatisering van interne bedrijfsprocessen. Zo hebben zij onlangs een geavanceerde applicatie opgeleverd voor een landmeetbedrijf, waarbij men met behulp van sensoren in een tunnel binnen één minuut kon worden gealarmeerd ingeval van grensoverschrijdende beweging van de tunnel. Het succes van deze innovatieve applicatie krijgt nu een vervolg, dit keer in de vorm van een alarmeringsapplicatie voor dijkverzwaringen. 

Jan-Koenraad: ”Door onze focus op techniek en ontwikkeling hebben we vaak minder aandacht voor andere organisatieprocessen, waaronder strategie en hr-gerelateerde zaken. Dit is een van de redenen waarom we jaren geleden in contact zijn gekomen met Wesselman Consultancy en met hen een intensief strategietraject zijn aangegaan. Vanuit een goede onderlinge vertrouwensbasis kregen wij veelvuldig de spiegel voorgehouden door Wesselman. Uiteindelijk zijn we tot de kern van de organisatie gekomen en hebben we zaken als missie, visie en doelen kunnen benoemen en ook handvatten gekregen om hierop te kunnen acteren. Daarnaast heeft Wesselman ook medewerkers gecoacht bij hun persoonlijke ontwikkeling en de ontwikkeling van communicatieve vaardigheden”

“Girtje is sinds 1 januari in principe onze ‘HR-medewerkster op afstand’. Ze signaleert en springt bij wanneer nodig.”

Naast de strategie constateerde Zzapps dat ook hr-gerelateerde zaken als arbeidscontracten en functioneringsgesprekken soms te lang bleven liggen. Hierdoor kwam ook HR-consultant Girtje Loogman van Wesselman Consultancy in beeld. “Girtje is sinds 1 januari in principe onze ‘HR-medewerkster op afstand’. Ze signaleert en springt bij wanneer nodig. Zo signaleert Girtje aflopende arbeidscontracten, zorgt ervoor dat verlofuren tijdig worden opgenomen en dat we bij de in- of uitdiensttreding van medewerkers niets vergeten. Daarnaast heeft zij ons ook voorzien van methodieken en sjablonen voor functioneringsgesprekken en heeft ze functieprofielen opgesteld met een bijpassend salarishuis. Het is prettig om je medewerkers uit te kunnen leggen wat de gedachte is die ten grondslag ligt aan de salarisstructuur. In het begin was de samenwerking met Girtje intensiever, maar nu er een goede basis is en alles loopt kunnen wij een beroep op haar doen wanneer nodig. Inmiddels heeft Zzapps ook de volledige salarisadministratie uitbesteed aan Wesselman. Jan-Koenraad: “We hebben nu alles ondergebracht bij één partij, dat is gemakkelijk schakelen”. 

Tip van Zzapps

“Geef je medewerker de vrijheid om te innoveren en kijk hoe je hen hierin kunt faciliteren.
Zorg bijvoorbeeld voor een goede thuiswerkplek: een laptop met camera en microfoon, maar investeer indien nodig ook in een goede internetverbinding bij hen thuis. Dit kost je een paar honderd euro, maar daarna kan de medewerker heel efficiënt en productief werken en hoef je écht niet continu meer bij elkaar te zitten.”

Meer weten over Wesselman HRM?

Girtje Loogman

Girtje Loogman helpt u graag verder.

Vragen? Neem direct contact met ons op!

Wij helpen u graag persoonlijk verder. Bel nu Naar contactformulier