De privacy van de zieke werknemer

Werkgevers dienen zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van hun werknemers. Bij zieke werknemers dient de werkgever extra zorgvuldigheid in acht te nemen. Wat verandert er eigenlijk met de komst van de AVG?

Welke gegevens mag de werkgever verwerken?

Onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) mocht u als werkgever niet alle gegevens van de zieke werknemer verwerken. Sommige gegevens mogen enkel door de arbodienst of bedrijfsarts worden verwerkt.

De volgende gegevens mogen door een werkgever worden uitgevraagd en verwerkt:

Het telefoonnummer en het verpleegadres;
De verwachte duur van het verzuim;
Wat de geldende afspraken en werkzaamheden zijn;
Of de werknemer onder een vangnetbepaling van de Ziektewet valt (niet onder welke vangnetbepaling dan);
Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarbij een derde betrokken is die eventueel aansprakelijk is;
Hoe vaak de werknemer ziek is.

Langdurige arbeidsongeschiktheid

Bij (mogelijk) langdurige arbeidsongeschiktheid krijgt u als werkgever te maken met re-integratieverplichtingen. Hierbij bent u verplicht u te laten bijstaan door een arbodienst of bedrijfsarts. Ook deze bedrijfsarts of arbodienst moet zich aan de privacywetgeving houden. Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de werkgever worden door de bedrijfsarts of arbodienst aan u verstrekt. Dit zijn:

De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is
De verwachte duur van het verzuim
De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie moet treffen.

Een uitzondering hierop zijn gegevens die om een andere reden noodzakelijk zijn om te verwerken. Dit is het geval bij een ziekte waarvan collega’s op de hoogte moeten zijn zodat zij de juiste eerste hulp kunnen verlenen, bijvoorbeeld epilepsie of een ernstige allergie.

Veranderingen onder de AVG

Bovenstaande regels golden ook al onder de Wbp. Met de komst van de AVG krijgen werkgevers echter meer verplichtingen. Zo moeten veruit de meeste werkgevers vanaf 25 mei 2018 een verwerkingsregister bijhouden. In dit register moet worden opgenomen welke persoonsgegevens de werkgever verwerkt, met welk doel hij deze verwerkt en hoe de beveiliging van deze gegevens is gewaarborgd. In dit register zal dus ook moeten worden opgenomen welke gegevens de werkgever van zijn zieke werknemers verwerkt, op welke grond hij deze gegevens verwerkt en hoe de bescherming van deze gegevens is gewaarborgd.

De rollen van de verschillende partijen kunnen wat verwarring scheppen onder de AVG. In het geval van een zieke werknemer is de werknemer de betrokkene, de werkgever de verantwoordelijke en de bedrijfsarts of arbodienst is de verwerker. Tussen u en de bedrijfsarts of arbodienst dient een verwerkersovereenkomst te worden opgesteld.

Op het moment dat de bedrijfsarts of arbodienst samen met de zieke werknemer een plan van aanpak gaat maken voor de re-integratie, wordt de bedrijfsarts of arbodienst de verantwoordelijke en is er geen verwerkersovereenkomst nodig.

Conclusie

Ook onder de Wbp moest u voorzichtig omgaan met de gegevens van uw zieke werknemer(s), dat is niet veranderd. Met de komst van de AVG zijn er wel meer verplichtingen voor werkgevers bij gekomen. Heeft u vragen over de AVG, een zieke werknemer of heeft u andere juridische vragen? Neemt u dan gerust contact op met een van onze juristen, zij helpen u graag verder.

Meer weten over de AVG?

Mariëlle Scheepens - van den Boom vertelt u graag alles hierover!

Stuur Mariëlle een e-mail