Communicatie en conflicten binnen het familiebedrijf

Je zou denken dat communiceren binnen een familiebedrijf makkelijker is dan binnen een niet-familiebedrijf. Je verwacht immers een informele cultuur en platte organisatiestructuur waardoor er makkelijk en snel kan worden gecommuniceerd. Hierdoor zouden besluiten eenvoudig en snel kunnen worden genomen. Uit ervaring weten we dat dit in de praktijk toch anders ligt.

Communicatie blijkt binnen veel familiebedrijven juist erg lastig. Zowel de interne bedrijfscommunicatie, als de onderlinge communicatie binnen de familie, de communicatie met externen, bijvoorbeeld banken en de communicatie met niet tot de familie behorende manager(s).

Communicatie en de diverse rollen in het familiebedrijf
Het familiebedrijf kenmerkt zich door de diverse rollen, die de familieleden binnen de organisatie vervullen, waarbij sommige rollen elkaar overlappen. Zo kan iemand (mede)eigenaar zijn van een bedrijf, werkzaam zijn in het bedrijf én tegelijkertijd familie zijn, maar het kan ook zo zijn dat iemand enkel een rol heeft als mede-eigenaar en familielid. Deze diverse rollen maken de communicatie binnen een familiebedrijf complex en daardoor is het belangrijk om hier uitvoerig aandacht aan te geven. Doe je dit als familie niet, dan creëer je een potentiële voedingsbodem voor misverstanden en conflicten.

In de basis zijn er vier rollen te onderscheiden:

1,         de persoonlijke rol;
2.         de familie;
3.         de bedrijfsrol; en
4.         de eigendomsrol.

Slechte communicatie ontstaat voornamelijk wanneer er binnen de in het bedrijf werkzame familieleden geen duidelijk beeld is wat ieders rol is respectievelijk dat hierover verwarring is, dan wel dat men zich niet bewust is van de rol die zij binnen het familiebedrijf hebben.

Daarnaast zijn veel fundamentele issues niet bespreekbaar, bijvoorbeeld een echtscheiding binnen de familie, waardoor het risico op conflicten toeneemt. Met name wanneer zowel bedrijfsbelangen als familiebelangen een rol spelen.

Het is dus zaak dat je als familieonderneming goed in beeld brengt welke rol de diverse familieleden in het bedrijf hebben en welke emotionele houding ze hierbij aannemen.

Hoe kunnen we communicatie binnen het familiebedrijf verbeteren en borgen?
Communiceren tussen familieleden is erg belangrijk, zeker wanneer de familie en het bedrijf groter worden. Gevoelige familieproblemen c.q. onderwerpen, waarvan de bespreking vaak wordt vermeden ('slapende honden niet wakker maken') moeten dus tijdig worden gesignaleerd en bespreekbaar worden gemaakt. Een passende communicatiestrategie kan de communicatie binnen de familie bevorderen en daarmee conflicten vermijden.

In de praktijk zien we twee strategieën:

1. De familieraad
Door middel van een familieraad zorg je voor duidelijke communicatie binnen de familie, ontstaan er geen informatieachterstanden en kan deze raad initiatieven ontplooien, met als doel de familiebanden te versterken; en

2. Het familiestatuut
Het familiestatuut is een intentieverklaring met een gedragscode voor de familie in relatie tot het familiebedrijf. Het statuut vormt als het ware een leidraad voor het familiebedrijf en voorkomt misverstanden, omdat doelstellingen en regels duidelijk worden vastgelegd. Hiertoe behoort ook het structureren van de communicatie binnen de familie. In dat verband is het belangrijk om familiebijeenkomsten te organiseren, waar belangrijke onderwerpen worden bespreken, zoals familiale principes, gedragsregels, beleidsdoelstellingen en -voornemens voor het bedrijf.

Een ervaren familieadviseur kan, door zijn objectieve rol, een belangrijke rol spelen in dit proces.

Samenvattend
De communicatie binnen een familiebedrijf is complexer dan je in eerste instantie denkt. De complexiteit wordt met name veroorzaakt door de diverse rollen van de samenwerkende familieleden. Om de communicatie binnen familiebedrijven te verbeteren is het dus als eerste van belang om deze rollen duidelijk in beeld te krijgen.

Zodra de rollen in beeld zijn ga je een passende communicatiestrategie opstellen, die zal worden gekenmerkt door (1) het instellen van en familieraad én (2) een familiestatuut waarin de doelstellingen en regels van de familie duidelijk zijn vastgelegd.

Mocht u ondersteuning wensen bij de verbetering van de communicatie binnen uw familiebedrijf dan vernemen wij dat graag van u. Onze adviseurs brengen graag met u in beeld wat de diverse rollen van de diverse samenwerkende familieleden zijn en borgen deze rollen in een familiestatuut, waardoor de communicatie binnen het familiebedrijf wordt verbeterd en er geen voedingsbodem is voor misverstanden en conflicten.