Branchesignalering btw-actualiteiten in de medische sector

In de medische sector spelen vaak specifieke btw-zaken. Tijdens de SRA-Branche-expertgroep Medisch werden de belangrijkste aandachtspunten voor de btw besproken. In deze signalering een samenvatting met praktische btw-tips voor medische ondernemers.

1. Btw en uitlenen van personeel
Het uitlenen van personeel is in beginsel belast met btw. In de medische sector werkt dit vaak kostenverhogend, omdat de btw door de inlener niet in aftrek kan worden gebracht. Omdat ook de staatssecretaris dit onwenselijk vindt, heeft hij in een besluit een aantal voorwaarden gegeven waaronder de structurele uitleen van personeel btw-vrijgesteld mag plaatsvinden. Voorwaarde is onder meer dat de uitleen structureel is, dus voor onbepaalde tijd. Daarnaast geldt als voorwaarde dat de vergoeding niet hoger is dan de brutoloonkosten en dat de inlener verantwoordelijk is voor de financiële gevolgen met betrekking tot het personeelslid, als het contract tussen de inlener en de uitlener beëindigd wordt. Ook uitleen voor bepaalde tijd is vrijgesteld van btw als sprake is van een nauw met de zorg samenhangende werkzaamheid.

Ook is in hetzelfde besluit een goedkeuring gegeven dat geen btw verschuldigd is als personeel in het kader van een medische beroepsopleiding, de zogenoemde arts in opleiding, (aio) tijdelijk wordt uitgeleend aan een (andere) zorginstelling. Voor zover het gaat om artsen die na hun afstuderen in afwachting van een opleidingsplaats worden uitgeleend aan een andere zorginstelling, is de goedkeuring beperkt tot één jaar.

Tip! Voorkom bij de uitleen van personeel dat btw verschuldigd is en zorg dat de uitleen zo wordt ingekleed dat geen btw berekend hoeft te worden. Zorg dat de gemaakte afspraken juist op papier komen, zodat btw-heffing voorkomen kan worden.

Daarnaast kan het een oplossing zijn om in plaats van personeel in te lenen, een opdracht te verstrekken aan een medisch specialist en een overeenkomt tot opdracht aan te gaan. Als de opdracht medisch is, dan geldt de medische btw-vrijstelling en is geen btw verschuldigd over de opdrachtverstrekking.

Tip! Voor de uitleen van artsen in opleiding zijn specifieke goedkeuringen gegeven op grond waarvan geen btw hoeft te worden gerekend. Ga na of aan de voorwaarden hiervoor wordt voldaan om btw-heffing te voorkomen.

2. Btw en kostenmaatschap of overeenkomst tot verrekening van voor gemene rekening gemaakte kosten?
Om gemeenschappelijke kosten (zoals een gezamenlijke receptioniste) van samenwerkende medici onderling te verdelen, wordt wel eens overwogen om een zogenoemde ‘kostenmaatschap’ op te richten. Het oprichten van een maatschap enkel voor het verdelen van de gezamenlijke kosten, brengt een btw-risico met zich mee, omdat niet aan de definitie van maatschap wordt voldaan. Dit omdat de maten het oogmerk moeten hebben om het ontstane voordeel uit de gemeenschap te verdelen, en dat is bij een kostenmaatschap niet het geval. Er wordt daarom door de kostenmaatschap heen gekeken en het btw-risico komt bij de maten zelf te liggen, dit is onwenselijk. Voor de btw bestaat een kostenmaatschap daarom niet, ook al wordt de term wel gebruikt. Bovendien maakt de nieuwe kleineondernemersregeling, de KOR, vanaf 1 januari 2020 het de kostenmaatschap lastiger.

Om de gemeenschappelijke kosten toch te kunnen verdelen, is het alternatief een overeenkomst tot verrekening van voor gemene rekening gemaakte kosten aan te gaan. De kosten worden in dat geval in eerste instantie door een van de partijen gedragen en daarna volgens een vaste verdeelsleutel verdeelt over de partijen. Deze verdeelsleutel is van tevoren vastgesteld en de verdeling gebeurt zonder winstopslag. De verdeling kan worden gedaan op basis van de patiëntenaantallen. Ook degene die de kosten omslaat, draagt een deel van de kosten zelf. Het verdelen van de kosten gebeurt zonder heffing van btw.

Tip! Gemeenschappelijke kosten die verdeeld moeten worden? Ga een overeenkomst tot verrekening van voor gemene rekening gemaakte kosten aan. Dit voorkomt dat btw moet worden betaald over het verdelen en vergoeden van de kosten. Let op dat daarbij een vaste verdeelsleutel wordt overeengekomen en ook daadwerkelijk wordt toegepast.

3. Btw en doorbelasten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Sluit een zorginstelling een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af voor haar werknemers, zoals een medisch specialist, en belast zij dit door aan de werknemer, dan moet er btw worden berekend over het doorberekenen van de kosten. De zorginstelling moet deze btw afdragen. Dit is in overeenstemming met rechtspraak van de Hoge Raad. Dit is een nadeel voor medisch specialisten, omdat zij de aan hen berekende btw niet in aftrek kunnen brengen.

Tip! Het kan voordeliger zijn om de werknemer zelf de beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te laten sluiten, zodat wordt voorkomen dat de kosten met btw door het ziekenhuis moeten worden doorbelast.

4. Nieuwe kleineondernemersregeling btw per 1 januari 2020
Vanaf 1 januari 2020 is de nieuwe kleineondernemersregeling, de KOR, ingevoerd. Op grond van deze regeling kan een btw-ondernemer bij een omzet per kalenderjaar van niet hoger dan € 20.000 exclusief btw, kiezen voor de nieuwe kleine ondernemersregeling btw. Omzet die is vrijgesteld op grond van de btw-vrijstelling voor medische diensten, telt niet mee voor de omzetdrempel van € 20.000. De keuze voor de nieuwe KOR geldt voor drie jaar.

Gevolg is dat toepassing van de nieuwe KOR ertoe leidt dat er geen recht is op btw-aftrek. De ondernemer moet daarom vooraf een inschatting maken of hij de komende drie jaar investeringen gaat doen waarop hij btw in aftrek wil brengen. Voordeel van de nieuwe KOR is dat er geen btw-aangifte hoeft worden gedaan. Er mag geen btw op de verkoopfacturen worden vermeld. Door de nieuwe KOR is in de kostenmaatschap eerder btw verschuldigd. Een ondernemer die de KOR toe wil passen, moet dat uiterlijk vier weken voor aanvang van het tijdvak waarin hij de nieuwe KOR wil toepassen melden bij de Belastingdienst.

Tip! Ga na of toepassing van de nieuwe kleineondernemersregeling een btw-voordeel oplevert. Voordeel van de nieuwe KOR is dat er geen btw verschuldigd is over leveringen en diensten die niet al op grond van de medische btw-vrijstelling zijn vrijgesteld. Nadeel is dat er geen recht op btw-aftrek is voor de komende drie jaar, zodat de btw op investeringen in de komende drie jaar niet in aftrek kan worden gebracht.

5. Btw-subsidies en een consortium
Over een subsidie is soms btw verschuldigd. Blijkt uit de subsidieaanvraag en gestelde voorwaarden dat de subsidie wordt toegekend in ruil door een door de ondernemer te verrichten levering of dienst, dan is over de ontvangst van de subsidie btw verschuldigd. Omdat subsidiebedragen vaak inclusief eventuele btw worden toegekend, heeft het al dan niet verschuldigd zijn van btw invloed op het bedrag dat de zorginstelling netto overhoudt. Omdat een zorginstelling veelal btw-vrijgestelde diensten verricht, zal de btw die zij op een subsidie betaalt meestal niet in aftrek kunnen worden gebracht, zodat btw-heffing zoveel mogelijk moet worden voorkomen.

Wordt een project uitgevoerd in samenwerking met andere partijen, dan wordt dit vaak gedaan in een consortium. Hierbij werken partijen samen en treedt één partij op als penvoerder. Deze partij betaalt de subsidie door aan de andere partijen, en communiceert namens het consortium met de Belastingdienst. Het doorstorten van de subsidiebedragen aan de andere deelnemers van het consortium is niet met btw  belast als aan een aantal voorwaarden is voldaan. Zo moet de subsidie worden verstrekt aan de penvoerder van het consortium die ook de subsidie aanvraagt en optreedt als gemachtigde van het consortium. Ook is van belang, dat het gedeelte van de bijdrage dat door de penvoerder per jaar wordt doorgestort aan de andere deelnemers in het consortium, expliciet in de brief van de subsidiebeschikking wordt genoemd.

Tip! Voorkom dat achteraf alsnog btw over een subsidie moet worden afgedragen en beoordeel de subsidieaanvraag en bijbehorende voorwaarden vooraf op de btw-gevolgen. Door de juiste afspraken op te nemen in de subsidieaanvraag en subsidiebeschikking, kan voorkomen worden dat een subsidie met btw belast is.